办公用品采购与付款流程
一
业务流程范围 1.涉及的业务范围 编制办公用品采购计划、签定合同、运输、结算、检验、入库、核对 2.所涉及的部门范围 总经理办公室 财务部 二、 目标 1.经营目标 保证适当的库存满足正常工作需求，及时采购。
货比三家，选择合适的采购价格合理采购，合理降低采购成本。
保证采购的数量和质量 物资采购合同符合合同法等国家法律、法规规定和控股公司内部规章制度。
2.财务目标 确保采购会计记录真实、准确、完整 保证采购业务的及时结算，确保采购资金的安全 保持公司信用 3.合规目标 符合国家有关法律、法规以及东莞新奥公司内部规章
制度。
所购办公用品的质量符合国家有关规定 三 风险 1.经营风险 办公用品质量不合格导致公司安全运营出现隐患。
采购不及时影响企业经营。
人情采购，导致办公用品质量不合格、采购成本增加。
采购计划安排不合理导致运杂费增加。
采购的办公用品与订单不符，导致数量超耗、质量差异 采购计划不准确，导致库存增加产生物资闲置、积压、报废 2.财务风险 采购交易没有及时入账，期末发生截止性错误。
没有准确和完整的财务记录。
虚假记录采购交易，导致资产流失。
付款不及时，引起购销双方矛盾，造成采购困难。
库存物资积压，或闲置物资数量过大，造成资金大量占用 3.合规风险 材料采购合同不符合合同法等国家法律、法规和控股公司内部规章制度的要求，导致商业纠纷和政府处
罚，造成损失。
质量不合标准，引起质量纠纷 四
相关会计科目 银行存款 现金 管理费用-办公费 应付帐款（预付账款）
其他货币资金 应交税金－应交增值税 五
业务流程步骤：
5.1.请购：
5.1.1 各公司各部门在年度预算的范围内编制办公用品需求计划，在每月的 25 日前编制下月的〈办公用品需求计划〉，报总经理办公室统一编制公司的月度〈办公用品采购计划〉，报财务部做办公用品采购的付款计划。
5.2.审批：
5.2.1.总经理办公室审核各部门申报的下月办公用品采购计划，充分考虑实际需要和现有库存，修订、编制整个公司的办公用品采购和付款计划，报财务部审批。
5.2.2.财务部根据总经理办公室审核的〈办公用品采购和付款计划〉，在年度预算核定的范围内，编制资金计划，准备相应的资金。
5.3.采购：
5.3.1.总经理办公室根据批准的〈办公用品采购和付款计划〉进行采购前的询价。要取得各经销店的报价单，经过对质量价格的比较，选出适当的供货商。
5.3.2.常用、消耗量大的办公用品可以采取批量采购，分次付款形式。
5.4.验收：
5.4.1.办公用品办理入库前应核对所送物品是否和样品的质量一致，如不符，坚决退货。
5.4.2.如品质相符，才能办理办公用品入库手续，填写〈入库单〉。
5.5.付款：
5.5.1 总经理办公室经办人员持〈办公用品入库单〉，办理办公用品的报销手续。超出〈办公用品采购和付款计划〉的部分当月不予报销。
5.6.核对：
5.6.1.各部门领用办公用品时，应填写办公用品领用单（或出库单），由领用人、保管人、总经理办公室经理签字。
5.6.2.总经理办公室的办公用品采购人员和保管人员不得为一人。
5.6.3.总经理办公室要按每种办公用品建立台帐进行登
记，详细登记每种办公用品的购入时间、购入数量、采购人员和领用部门、领用时间、领用数量、领用人。
5.6.3.总经理办公室要按每种办公用品建立台帐进行登记，详细登记每种办公用品的购入时间、购入数量、采购人员和领用部门、领用时间、领用数量、领用人。
六
业务流程图表 业务目标 业务风险 控制点 监督检查方法 流程步骤图 1. 保 证适 当 的库 存 满足 正 常工 作 需求，及时采购。
2. 货 比三家，选择 合 适的 采 购价 格 合理采购，合 理 降低 采 购1.办公用品质 量 不 合格 导 致 公司 安 全 运营 出 现 隐患。
2.采购不及时 影 响 企业经营。
3. 人 情 采购，导致办公 用 品 质量不合格、采 购 成 本增加。
1.请购
公司各部门在年度预算的范围内编制办公用品需求计划，在每月的25 日前编制下月的〈办公用品需求计划〉，报总经理办公室统一编制公司的月度〈办公用品采购计划〉，报财务部做办公用品采购的付款计划。
. 1. 请购
3.：
采购：
：
. 2. 审批
4. 验收：
：5. 付款：
对：6. 核对：
业务目标 业务风险 控制点 监督检查方法 流程步骤图 成本。
3. 保 证采 购 的数 量 和质量 4. 物 资采 购 合同 符 合合 同 法等 国 家法律、法规 规 定和 控 股公 司 内部 规 章制度。
5. 确 保采 购 会计 记 录真实、准确、完整 6. 保 证采 购 业务 的 及时结算，确 保 采购 资 金的安全 7. 保 持公 司 信用 8. 符 合国 家 有关法律、法 规 以及 新 奥4.采购计划安 排 不 合理 导 致 运杂费增加。
5.采购的办公 用 品 与订单不符，导 致 数 量超耗、质量差异 6.采购计划不准确，导致 库 存 增加 产 生 物资闲置、积压、报废 7.采购交易没 有 及 时入账，期末发 生 截 止性错误。
8.没有准 确 和 完整 的 财 务记录。
9.虚假记录采购交易，导 致 资 产流失。
10. 付 款 不及时，引起购 销 双 方矛盾，造成采购困难。
11. 库 存 物资积压，或2.审批：
2.1.总经理办公室审核各部门申报的下月办公用品采购计划，充分考虑实际需要和现有库存，修订、编制整个公司的办公用品采购和付款计划，报财务部审批。
2.2.财务部根据总经理办公室审核的〈办公用品采购和付款计划〉，在年度预算核定的范围内，编制资金计划，准备相应的资金。
3.采购：
3.1.总经理办公室根据批准的〈办公用品采购和付款计划〉进行采购前的询价。要取得各经销店的报价单，经过对质量价格的比较，选出适当的供货商。
3.2.常用、消耗量大的办公用品可以采取批量采购，分次付款的形式。
4.验收：
业务目标 业务风险 控制点 监督检查方法 流程步骤图 燃 气 控股 有 限公 司 内部 规 章制度。
9. 所 购办 公 用品 的 质量 符 合国 家 有关规定
闲 置 物 资数量过大，造 成 资 金大量占用 12. 材 料 采购 合 同 不符 合 合 同法 等 国 家法律、法规和 控 股 公司 内 部 规章 制 度 的要求，导致商 业 纠 纷和 政 府 处罚，造成损失。
13. 质 量 不合标准，引起 质 量 纠纷
4.1.办公用品办理入库前应核对所送物品是否和样品的质量一致，如不符，坚决退货。
4.2.如品质相符，才能办理办公用品入库手续，填写〈入库单〉
5.付款：
总经理办公室经办人员持〈办公用品入库单〉，办理办公用品的报销手续。超出〈办公用品采购和付款计划〉的部分当月不予报销。
6.核对：
6.1.各部门领用办公用品时，应填写办公用品领用单（或出库单），由领用人、保管人、总经理办公室经理签字。
6.2.总经理办公室的办公用品采购人员和保管人员不得为一人。
业务目标 业务风险 控制点 监督检查方法 流程步骤图 6.3.总经理办公室要按每种办公用品建立台帐进行登记，详细登记每种办公用品的购入时间、购入数量、采购人员和领用部门、领用时间、领用数量、领用人。
6.4.总经理办公室要按每种办公用品建立台帐进行登记，详细登记每种办公用品的购入时间、购入数量、采购人员和领用部门、领用时间、领用数量、领用人。
七
主要控制点相关文件 购销合同 办公用品采购计划 资金使用计划 入库单 拨款通知单 发票 库存办公用品盘点表 八
相关制度和备查文件 管理模式－办公用品管理流程