组织与流程调查问卷 管理信息化项目
填写职能机构:
总经理办公室
填
写 人 员 :
__ 填
写 日 期 :
2013年8月5日
__
审核结果: 项目经理
新中大公司项目经理
填写说明
首先，非常感谢您参与本次问卷调查活动！本次调研是管理信息化项目的咨询阶段的非常关键一项活动，通过调研，公司高层及双方项目小组将对公司的整体业务状况有一个更加清晰的认识；同时了解各职能机构在开展业务活动中面临的挑战，并为后续的调研访谈奠定良好的基础。
请您详尽填写下面给出的表格，告诉我们您对当前业务的看法，以及对管理软件的期望。您的意见和看法对公司未来的发展至关重要。
本次调查的内容会严格保密，收集的信息只限制在项目组和公司高层范围内。
文档目录 填写说明 ......................................................................................................................................... II
组织结构 ......................................................................................................................................... 4
职能机构内部的组织机构 ..................................................................................................... 4
主要业务活动........................................................................................................................ 12
信息化现状 ................................................................................................................................... 39
读万卷书 行万里路 4 组织结构 职能机构内部的结构 绘制一张企业职能机构组织机构图。注明本职能机构的人员分工、职责范围、隶属关系、负责人等情况。（表格形式见下表）
职能机构名称：
总经理办公室
_职能机构经理/主管：
编制人数：
38
__
读万卷书 行万里路 5
机构/岗位名称 负责人 职
能
范
围 总经办主任
组织协调公司行政各项工作；做好督办检查；贯彻落实上级重要会议精神和领导讲话精神、批示、文电，推动公司各单位开展工作；批转外来公文、函件、上级公文、函件，做好督办，催办；批转公司内部请示报告件，做好督办，催办；组织协调本部门各项工作，对公司、部门文字材料把关；召集部门科务会，做好部门各项工作督办检查。负责部门员工的绩效考核。
秘书室 企业管理
证照管理
档案管理
印章管理
机要工作
文印工作
对外联系接待工作会务服务 信息化建设及网络管理
后勤管理与服务
小车管理
户籍管理
消防安全
综合治理
主任 副主任 副主任 副主任
总经理办公室 副主任
读万卷书 行万里路 6 秘书室
开展政策研究、调查研究，及时向领导反馈信息；草拟公司年度总结、工作计划（职代会总经理工作报告）、公司半年工作会总经理工作报告、集团公司上半年、下半年分片调研公司汇报材料，草拟集团公司在建工程会典型材料，典型发言，本部门月、季度、年工作计划和总结，制发公司机关部门月工作计划文件，草拟其它综合性文稿，撰写总经理参加各类会议的发言稿，草拟其他以公司名义发言的文稿审核工作，草拟公司重要对外文书（信、函）或审核修改工作，督办、催办，草拟部门培训计划与总结工作，党风廉政建设自查报告、企务公开工作总结，草拟公司领导述职报告、领导党风廉政建设自查报告，撰写公司大事记，办公室内部管理体系程序管理，草拟公司年度作废文件清单并发文。参与公司内部管理体系程序审核，并提交书面审核意见，相关书面情况报告和改进建议；组织汇总公司年度综合性资料，配合相关部门提供文字资料（企业年度工作报告、公司年度投资完成情况和下年度投资计划所需要的资料，内控制度及相关资料，落实公司职代会提案），润色或草拟重要荣誉的典型材料申报工作；为集团公司总经理办公室提供《央企要情》信息报送；为集团公司企业文化部撰写并提供《公司年鉴》；对以公司名义制发的各类行政文件审稿、修改、编号。上报和下发，督办、催办；收集公司各单位工作总结与计划及落实会议精神的材料；编辑每月公司简报。
企业管理
负责组织公司通用管理标准及规章制度的拟定、修改和编写工作，协助其他管理标准及制度的拟定和修改工作；参与公司发展规划、年度经营计划目标的编制；负责公司综合管理制度的制定与审核；负责公司战略管理相关工作；公司重大事项报表的上报工作；负责公司省部级以上荣誉（重合同守信用、优秀施工企业、3A 信用等）的申报工作。
证照管理
负责公司资质申报、变更和管理工作；公司资质使用与管理，办理公司各单位使用公司资质手续；负责营业执照等各种重要证照的办理、变更、换发工作；公司证照使用与管理，协助公司各单位办理项目部及证照的使用手续。
档案管理
负责公司档案管理的日常工作及公司文书文件的档案管理与装订；部门的文书文件管理。
读万卷书 行万里路 7
印章管理
公司印章使用与管理，协助公司各单位刻制项目部印章；协助公司各单位办理集团公司印章及证照的使用手续；负责公司印章、证照的日常管理工作；负责公司印信管理工作和保密工作，督促做好印鉴、机密文件资料的保管工作。
机要工作
负责集团公司文件的传阅及处理工作；负责公司请示报告、文件的传阅及处理工作；机要件包括集团下发到公司的机要件、各种内部刊物、三密文件的传阅、回收，并负责清理上交集团公司；负责公司传真的处理工作。
文印工作
将文稿录入计算机，按照公文的一般格式或按照其他要求进行编辑，输出打印文件或文稿，做好文件打印记录；将 OA 系统普发文件上传公司内部办公网，以便网络不稳定的各部门及项目部及时登录内部办公网查阅，网传后备案；套印纸质版特急文件，网传宜昌打印；做好文印登记工作；定期对复印机进行维护和保养，处理复印机出现的卡纸及除废粉等简单故障；将文件邮寄给 4 外营点及后方直属部门，联系快递公司上门取件；协助各部门在文印室查询相关文件及内容；制作公司年贺卡及发放工作。
对外联系 接待工作 会务服务
对外联系与接待工作，来公司检查、指导、参观的内、外宾的接待服务工作，包括接站、酒店预订、餐饮安排、行程安排与陪同、票务及送行；协调与公司有联系的政府部门、企事业单位和相关职能部门关系；企业文化建设及大型公关宣传活动策划与组织；公司对外接待（制作接待指南——印刷厂套印、装订等，会务资料、撰写汇报材料）；负责公司领导主持的及集团公司统筹安排到我公司的会议的安排；草拟会议议程，撰写会议主持词，并做好会议记录及会议决议的传达贯彻工作。根据需要，起草会议纪要和修改其他部门草拟会议纪要的文字工作
读万卷书 行万里路 8 信息化建设及网络管理
负责公司信息化建设及管理，制定相关的网络、计算机、信息管理制度；负责公司计算机、网络各种设备的日常维护和管理；各网络设备的设置、备份、正常运行监控，处理网络及系统问题，每月服务器升级及备份维护；根据公司对网络的需求灵活更新、设置网络设备参数；规划网络发展计划，推广应用新技术、新工艺；整理和保管相关技术资料；负责公司网络数据安全及保密工作；负责规划、管理公司局域网络使用。局域网整体规划、IP 分配、虚拟网划分、流量控制、网络状况分析、网络带宽使用规划；负责公司应用服务器的搭建、管理及维护。包括自动化办公 OA 服务器搭建、定时备份数据、服务器安全设置、OA 系统人员管理、系统内流程设计、表单设计、打印模板设计、系统基础参数设置等；瑞星杀毒服务器的监控病毒、定时升级、杀毒软件续费、服务器升级、服务器备份；门禁系统管理服务器所有持卡人员信息登入、基础数据设置、门卡权限管理、服务器安全设置；FTP 文件服务器安全、更新服务器内常用软件、保证文件的安全性；电视台信息 WEB 平台系统：定时更新网页数据；负责公司网站及内部办公系统的数据更新及系统维护。各静态页面的更新、更改工作。指导各部门对相关页面进行更新。负责网站的整体内容的规划、设计、改版、需求分析等工作。按集团公司要求完成对网站相关要求工作以及网站安全性维护。对公司新增项目方案招标、评审、指导建设、验收等工作；负责LED 大屏显示使用及维护工作，使用 LED 屏发布信息；负责会议室投影，会议室音响设备的日常使用管理和维护；负责每天播放下班背景音乐。
读万卷书 行万里路 9 后勤管理与服务
负责公司领导的事务性工作；负责公司报刊、杂志征订工作，报刊杂志、邮件收发工作；每天传送公司领导的公文、信函和报刊。每天早晚 2 次打扫公司领导办公室卫生；添加杯子、茶叶；通知公司召开的各类会议，会议室的准备、音响设备调试及茶水等服务工作及会议室（二、三、四楼）环境卫生、添加杯子、茶叶；每月按时缴纳公司领导 16 部手机、5 个宅电、办公楼 68 部电话话费及财务报销。协助做好公司领导在宜昌的 17 部手机、宅电的通讯费报销工作；保管公司画册、项目实务指南等书籍及其他文书、手册；预订公司领导机票，办理公司领导差旅费报销手续；负责总经理办公室牵头的公司性接待费借款及报销工作；转接公司电话。及时更新并印制公司领导及员工电话号码等联系方式；负责成都机关通讯系统与办公电话管理；成都办公楼物业管理，公共区域环境卫生管理、花卉租赁；成都公寓房管理；成都职工住宅及物业管理；做好公司领导、总经理办公室办公用品计划并适时购买。印制公司领导名片和机关人员工作牌工作。
小车管理
负责机关小车队的管理工作，负责公务用车的日常管理；保证行车安全。安排好领导、机关部门及公司性接待用车，接送机场，外出公务活动用车。做好行车日志；宜昌司机负责办公室留宜工作、文件传递及公司性接待工作，公司领导接送机场，外出公务活动等事项。
户籍管理
负责搬迁成都的公司职工及家属、子女的户口迁移等事项；负责公司成都机关户籍管理及新分大学的户籍管理。
综合治理
接待来成都总部机关来访、上访人员，负责解释、疏导工作。确保办公楼安全和办公秩序稳定；负责治安防范、综合治理工作；对保安人员的管理，督办保安做好节假日值班等相关工作；制订来访人员须知、门卫管理制度、保卫工作制度，建立来访人员登记册、值班记录、保安室日常事务记录；负责办公楼节假日值班和门卫人员换休工作；保安人员实行办公楼 24 小时值班和巡查，两班对倒，12 小时一班、值班记录；来访人员登记。确保办公楼安全和办公正常秩序；节假日值班工作，检查办公楼水电、空调设施、电源开关。
读万卷书 行万里路 10 消防安全
负责成都机关消防工作。建立公司总部机关消防工作制度、消防检查记录、消防工作预案、办公楼防火档案，结合总部机关办公楼防火情况，配置消防水带、水枪、灭火器材，疏散指示标志。并经常性的对配置的消防设施、电器线路、地下车库、标识顶灯、环形灯带、电梯等部位进行检查，发现问题，及时整改。
绘制一张本职能机构与其它职能机构的业务关系图。注明相互往来的主要管理信息内容、单据及传递方向。（ 表格形式见附表2 ）
总经理办公室
与其它职能机构相关图
读万卷书 行万里路 11
联系职能机构
联系内容
其它说明 机关各部门 行政收文管理及公司内部请示报告管理 按照领导批示转发各类收文及请示报告流程至相关部门办理 机关各部门 行政发文管理 各部门通过此流程发文时经过秘书室审稿及文印室套红头归档 机关各部门 用印申请及证照借用 各部门办理相应手续后到机要室办理 机关各部门 档案管理 各部门办理档案借阅及借用手续后向档案室借用；向各部门传达集团公司档案管理相关政策及知识 工程管理部 项目工程档案管理 与工程部一起审核项目部移交工程档案
共同审核项目部需要向公司移交的竣工档案 总经理办公室 机关各部门 工程管理部 行政收文、请示报告、行政发文、用印申请、证照借用、档案管理
读万卷书 行万里路 12
主要业务活动 下列问题涉及业务流程的需描述清楚（流程图展示），问题涉及的表单和报表请提供空白模板
1、 公司的收文类型、发文类型 收文类型：行政收文及请示报告（总经办）、党委收文、工会收文、请示批复签收； 发文类型：行政发文（总经办）、党委发文、团委发文、工会发文、纪委发文、部室发文(带红头)、部室通知发文。
2、 公司的收文流程是什么？请根据不同的收文类型提供(登记…承办—归档)
（1）
请示批复签收流程：
读万卷书 行万里路 13
读万卷书 行万里路 14 （2）工会收文流程：
读万卷书 行万里路 15 （3）党委收文流程：
读万卷书 行万里路 16 （4）行政收文流程：
3、 公司的发文流程是什么？请根据不同的发文类型提供（拟稿-审核…发布）
读万卷书 行万里路 17 （1）
部室通知发文流程：
读万卷书 行万里路 18 （2）
部室发文流程：
读万卷书 行万里路 19 （3）
纪委发文流程：
读万卷书 行万里路 20 （4）
工会发文流程：
读万卷书 行万里路 21 （5）
团委发文流程：
读万卷书 行万里路 22 （6）
党委发文流程：
读万卷书 行万里路 23 （7）
行政发文流程：
读万卷书 行万里路 24
4、 公司的请示流程是什么？请根据不同的发文类...