【摘要】城市建设行政审批文件是城市建设档案的主要组成部分，但因行政审批职能不同得不到统一的管理移交。本文旨在研究工程建设行政审批程序和审批文件的具体要求和内容，提出归档管理办法，为更好地加强这类文件的集中管理提供参考意见。
【关键词】工程建设；行政审批；归档管理
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0271-03
工程建设行政审批是工程建设的主要程序，一般有《建设用地规划许可证》的核发（含临时）、市政工程《建设工程规划许可证》的核发（审批市政工程施工图，含变更）、建筑工程《建设工程规划许可证》的核发（审批建筑工程施工图，含临时、变更）、市政类工程《建设工程规划验收合格证》的核发、建筑工程《建设工程规划验收合格证》的核发、工程施工许可核准、工程竣工验收备案等，各审批环节分属不同的职能部门但又相互关联，都产生许多不同的核准文件，但这些文件又都是针对具体某项工程项目建设的审批，办结后这类文件基本上归属各职能部门而无法统一移交归档。工程建设行政审批核准形成的一系列文件是城市建设档案的一部分，工程建设行政审批核准文件应按城建档案管理要求移交归档。这类档案的归档管理与一般的工程档案有很大的区别，在城建档案分类大纲里属管理类文件。
目前各职能部门对自己行政审批形成的档案无统一标准，有的按文书档案要求归档管理，有的按城建档案归档要求管理，有的甚至没按任何要求管理散乱堆放，移交接收较为混乱，或根本无法移交而多年来仅留存在各自部门内部，这对整个城市工程建设档案的管理和利用极为不利。了解和明确工程建设行政审批程序和审批文件的具体要求和内容，明确其归档范围和统一归档要求，为进一步加强建设行政管理部门行政审批文件的管理有极为重要的现实意义。各工程建设行政审批事项的要求和内容：
一、《建设用地规划许可证》的核发（含临时）
1、审批要求：在城市规划区内的建设用地有下列情形之一的，必须先取得市规划主管部门核发的建设用地规划许可证后，方可向土地行政主管部门申请办理建设用地批准文件，并办理土地使用权权属证明：1）城市国有土地使用权出让、划拨的；2）农村集体所有土地征为城市建设用地的；3）农村集体所有土地由农业用地改为建设用地的；4）新建、扩建、改建、拆建或者改变使用性质的。
2、审批文件内容：
基础材料：1.《市建设用地规划许可申请表》。2.申请人身份证明。3.申请函（说明用地基本信息、报建情况、建设情况、申请的原因、申请依据以及其他需要说明的事项），现状照片。4.授权委托书（原件）和受委托人身份证明。5.其他指定提交的材料。
根据申请事项还须有：
1.通过划拨方式取得土地使用权新办《建设用地规划许可证》，除基础材料外，还须有：a、已取得的《建设项目选址意见书》或选址意见（复函）；b、计划行政主管部门核发的有效立项批文；c、总平面规划图；d、建设项目在生态敏感区（如水源保护区）内、或属有污染的工业项目及市政基础设施的，应有环境影响评估意见；e、大型公共建筑、人流集散中心、交通枢纽以及引发交通量较大的项目，应有交通影响评估意见；f、《建设项目选址意见书》或选址意见（复函）中要求有的有关专业管理部门的意见；g、农用地转为城市建设用地的，还应有市国土部门的批准文件。
2.道路及轨道交通工程申请办理《建设用地规划许可证》，除基础资料外，还须有：a、计划行政主管部门核发的有效立项批文；b、已批准的项目规划设计方案总平面图；c、已批准的初步设计总平面图。
3.通过市国土资源行政管理部门招标、拍卖、挂牌取得土地使用权新办《建设用地规划许可证》，除基础材料外，还须有：a、市国土部门签订的《土地使用权出让合同》；b、市国土部门招标拍卖挂牌的确认文件；c、市国土部门招标拍卖挂牌文件；d、企业投资项目核准或备案文件。
4.旧城（村）改造项目新办《建设用地规划许可证》，除基础材料外，还须有：a、与有关单位（个人）签订的旧城（村）改造合同（协议）；b、市改建管理部门、拆迁行政主管部门有关拆迁面积的核准文件。
5.历史用地补办《建设用地规划许可证》的，除基础材料外，还须有：a、建设用地的历史资料（如已取得的产权证明，或市国土部门的确权文件）；b、有上级主管部门的，应取得上级主管部门的意见。
二、市政工程《建设工程规划许可证》的核发（审批市政工程施工图，含变更）
1、审批要求：凡在城市规划区内新建、扩建、改建市政工程，均须到市住房和城乡规划建设局申领《建设工程规划许可证》，在取得《建设工程规划许可证》后，方可办理开工手续，进行建设。建设工程规划许可证的附图和附件是该证的配套文件，具有同等法律效力。
市政工程包括城市规划区内的道路、桥梁、隧道、轨道、城市给水、排水、防洪排涝、电力、照明、通信、电视、油气管线、环境卫生等公用设施工程。
2、审批文件内容：1）市建设工程（市政类）《规划许可申请表》；2）授权委托书；3）委托代理人身份证；4）申请人身份证明；5）有效计划立项批文。
根据申报项目情况应有以下相关文件：
1、申请道路交通工程或管线工程《建设工程规划许可证》还需有：1）施工设计图纸及说明书，其中必须有绘制在1/500（或以规划设计条件、规划批准文件的要求为准）市平面坐标系统和高程系统的现状地形图上的平面设计图；管线工程施工设计图，其中配合新建、改建、扩建道路的管线工程须绘制在已批准的1/500道路平面设计图上；长输管线工程设计须绘制在1/2000市平面坐标系统和高程系统的现状地形图上；2）该工程设计方案的批准文件及附图附件；3）建设行政主管部门的有关会议纪要；4）历次规划批复文件中要求取得的专业管理部门意见；5）电子图件及其他需要的资料。6）管线工程涉及河流、桥隧、公路、铁路、港口、机场、通讯设施、电力设施、军事设施等用地，应有有关技术条件计算书及相应各专业管理部门的意见；7.敷设在易燃易爆环境中的管线工程，应有安监部门的意见。 2、调整道路交通工程或管线工程《建设工程规划许可证》及附图附件还需有：1）要求调整的情况说明（包括调整原因及要求）；2）原《建设工程规划许可证》及附图附件；3）有关道路交通工程规划调整或管线工程规划调整的批准文件或会议纪要；4）调整工程涉及其它专业管理部门的，应有专业管理部门意见；5）调整工程的施工设计图纸及说明书，其中必须有绘制在1/500（或以原要求一致）市平面坐标系统和高程系统的现状地形图上的平面设计图；其中配合新建、改建、扩建道路的管线工程须绘制在已批准的1/500道路平面设计图上；长输管线工程设计须绘制在1/2000市平面坐标系统和高程系统的现状地形图上；6）电子图件及其他需要的资料。
3、调整规划路口还需提供：1）要求调整情况说明（包括调整原因及要求）；2）绘制在市平面坐标系统和高程系统的现状地形图上的路口调整方案；3）原《建设用地规划许可证》及附图附件、相关变更文件。
三、建筑工程《建设工程规划许可证》的核发（审批建筑工程施工图，含临时、变更）
1、审批要求：凡在城市规划区内新建、扩建、改建建筑工程，均须到建设行政管理部门申领《建设工程规划许可证》，在取得《建设工程规划许可证》后，方可办理开工手续，进行建设。建设工程规划许可证的附图和附件是该证的配套文件，具有同等法律效力。一般建筑工程规划许可的审理包括建筑设计方案审批和建筑施工图设计审批两个阶段。
2、审批文件内容：1）在方案设计阶段提供的全部资料。2）经批准的建筑设计方案图件；3）《建设用地批准书》或国有土地使用证；4）1/100建筑施工图及相应的电子文件；绘制在1/500现状地形图上的附按文件要求的技术经济指标的总平面图；5）根据已批准修建性详细规划跨越建筑设计方案审查阶段直接进入建筑施工图报建阶段的，应有规划批准文件及附图；需初步设计的项目，附市建设主管部门的初步设计批复文件；6）属申请调整的：除上述资料外，应附原《建设工程规划许可证》及附件，并说明调整原因；7）电子报批光盘资料；8）其它材料。
四、市政类工程《建设工程规划验收合格证》的核发
1、审批要求：建设工程竣工后三个月内，建设单位或个人应当向市规划主管部门申请规划验收。建设单位或个人应当及时委托市规划主管部门认可的勘测单位进行竣工验收测量，竣工验收测量一般应当在工程完全竣工后进行，但隐蔽性管线工程应当在覆土之前进行。市规划主管部门受理申请后，依据验收标准验收合格的，应当核发建设工程规划验收合格证。不符合验收条件的，责令改正或依法处理后再行验收。未经验收或验收不合格的建设工程不得投入使用，有关部门不予办理接水、接电、供气及房地产权证。
2、审批文件内容：1）《市建设工程（市政类）规划验收申请表》；2）授权委托书；3）申请人身份证明；4）《建设工程规划许可证》；5）批准的施工图，包括经核准变更的图件；6）批准的总平面图；7）《市建设工程规划定位放线测量记录册》、《市建设工程验线记录册》、《市建设工程竣工规划验收测量记录册》（含实测1：500现状地形图和竖向实测成果）；8）经市测绘大队确认同现状一致的建筑竣工图一套；9）市政工程按施工图内容附隐蔽工程覆土前验线测量记录及完工后工程控制点坐标、标高复测资料；10）电子文件及其它需要的材料。
五、建筑工程《建设工程规划验收合格证》的核发
1、审批要求：建设工程竣工后三个月内，建设单位或个人应当向市规划主管部门申请规划验收。建设单位或个人应当及时委托市规划主管部门认可的勘测单位进行竣工验收测量，竣工验收测量一般应当在工程完全竣工后进行，但隐蔽性管线工程应当在覆土之前进行。市规划主管部门受理申请后，依据验收标准验收合格的，应当核发建设工程规划验收合格证。不符合验收条件的，责令改正或依法处理后再行验收。未经验收或验收不合格的建设工程不得投入使用，有关部门不予力理接水、接电、供气及房地产权证。
2、审批文件内容：1）《市建设工程（建筑类）规划验收申请表》；2）授权委托书；3）申请人身份证明；4）《建设工程规划许可证》；5）《商品房预售许可证》；6）批准的建筑施工图（平面图、立面图、剖面图），包括经核准变更的图件；7）批准的规划总平面图；8）《市建设工程规划定位放线测量记录册》、《市建设工程验线记录册》、《市建设工程竣工规划验收测量记录册》（含实测1：500现状地形图和竖向实测成果）；9）经市测绘院确认同现状一致的建筑竣工图一套；10）土地出让合同（含规划条件）；11）竣工各立面彩色照片、实际使用外墙材料的色彩和材质说明；12）电子文件及其它需要的材料。
六、工程施工许可核准
1、审批要求：市区范围内新建、改建、扩建的房屋建筑、市政基础设施、装饰装修工程.
2、审批文件内容：
建设单位提交的文件：
1、《市房屋建筑和市政基础设施工程施工许可并联审批申请表》；2、《建设工程项目安全生产文明施工目标管理责任承诺书》；3、建设工程交易中心确认的中标通知书或市发展改革部门招标核准意见表；4、建设用地批准书（市政工程不需）；5、建设工程规划许可证；6、涉外安全审查意见表；7、市整顿办意见（房地产项目需要）；8、不可撤销支付保函；9、监理合同；10、施工合同；11、白蚁预防合同；12、施工图审查合格书。
监理单位提交的文件：
1、本市监理企业提交项目总监手册；2、外来监理企业提交备案证明；3、主要监理人员资格证书。4、送样见证人证（须是建设单位驻工地代表或建设单位委托的监理单位驻工地监理员）。
施工单位提交的文件：
1、安全员、资料员、特种作业人员操作证书；2、不可撤销履约保函；3、不可撤销工资支付保函；4、注册建造师证书；5、外来施工单位提交备案证明；6、安全生产许可证；7、加盖编制单位公章及注册造价工程师执业章的建设工程预算或投标报价书的封面及相关汇总表（附预算或投标报价书电子文档）；8、《市建筑工程团体人身意外伤害保险投保单》。
七、工程竣工验收备案许可
1、审批要求：市行政区域内新建、改造、扩建的房屋建筑、市政基础设施、装饰装修工程，已经通过规划、消防、建设等有关部门验收许可使用。
2、审批文件内容：1）竣工验收备案表；2）工程竣工验收报告；3）单位（子单位）工程质量验收记录；4）施工许可证；5）规划验收合格证；6）消防验收合格证；7）工程质量保修书；8）城建档案预验收合格证；9）住宅小区及含住宅的物业电子监控系统验收合格证。
以上工程建设行政审批文件的归档要求是：
1、一案一卷（特殊情况下分正副卷），按审批程序和要求排列。
2、使用统一规范的卷宗封面、一卷一号，案卷题名为建设单位+工程地址+项目名称+审批核准事项名称。
3、案卷卷内目录填写规范，列出归档的全部文件名称、页次等信息。
4、卷内材料整理规范，排列有序，装订整齐。
建设工程行政审批属城市建设管理环节，其核准相关事项所形成的相关文件对现行和后续工程建设管理至关重要，工程建设从报建到施工再到验收呈一条龙关系，人为断开对工程维护管理不利，所以这类文件应按城建档案归档管理，并应结合文书档案按管理类档案归档，即同一事项牵扯到申报、审批、回复、办结等具文书档案特性环节而有别于一般工程档案，不能简单地按项目级、工程级组卷，办结的结果即各类许可证按随工程项目档案归档，而审批过程中文件按审批事项最终做到一案一结单独组卷。
