【摘要】随着Web与数据库技术的发展与应用，基于Access的图书资料管理系统可作为高校院系资料中心有效开展个性化信息服务的良好平台，也是其信息资源建设的发展方向。 【关键词】高校；资料中心；ACCESS；专题数据库
高校资料（室）中心作为院、系文献信息服务中心，在为学院教学、科研信息服务中发挥着越来越重要的作用，它立足院系靠近教学、科研第一线，直接掌握院系的教学与科研情况，易于开展专题的信息咨询服务和特色服务，能够准确、快速、全面地接受并反馈各学院不同层次师生的教学与科研需求，能够与图书馆在功能与服务上形成有效的优势互补，因此如何更有效地开发资料中心特色资源的价值，与时俱进地为学院教学科研提供更高层次的服务？是高校图书资料管理人员值得研究和探索的一个重要课题。目前高校图书馆的信息化建设，基于校园网络的图书资料管理现代化系统相当完善，不仅给广大师生提供了很大的便利，而且也有效地提高了图书资料的利用率。但是现有的图书资料管理系统虽然功能强大，由于其运行的软硬件平台和系统维护人员的水平要求高，并不完全适用于中小型资料室，另一方面大多数单位都没有购买大型图书管理系统软件的经济实力，即使购买了昂贵的大型管理软件，往往又很难充分应用其所有功能，从而造成经济与资源上的浪费。为此，我们利用Web与Access数据库技术，结合院系资料中心工作特点，提出了一种适合专业资料中心信息服务模式的管理理念。
1.院系专业资料中心的特点及构建专题数据库的意义
专业资料中心的特色，主要体现在图书资源专业化、管理人员的素质高和服务对象特殊性等方面。随着重点学科、精品课程及科研项目的申报和建设，专业资料中心的文献资源以师生的需求为导向，采集、保管、利用都有针对性，并按照专业特点重点收藏具有自己学科专业特色的各类文献、相关文献和重点学科专业的文献，形成与图书馆不尽相同或完全不同的具有专业特色的藏书体系。
专业资料中心的服务对象主要是学院的教师、研究生和部分本科生(毕业班)，为此专业资料中心应加强与教学、科研人员的沟通，进行自主创新和参与式服务。建立特色数据库，根据各学科教学、科研的实际需要，有选择地、及时准确地将所需文献信息检索入库，使之发挥最大效益。随着Web与数据库技术的发展与应用，基于Access的图书资料管理系统可作为院系专业资料中心有效开展个性化信息服务的良好平台，也是其信息资源建设的发展方向。
2.基于Access的专题数据库管理模式
由于我院于2000年实行系所合并，由原来的中文系、历史系和古籍所、敦煌所、西部文学所五大单位共同合并成现在的西北师大文史学院。下设5个系，10个研究所，6个中心。具有学科种类多、专业性强的特点。
因此合并后各单位所藏图书资料存在很大差距，有些图书重复购置，如有些大型丛书像丛书集成、四部丛刊、二十五史、十三经等在我院至少有三套，这不仅造成经济上的浪费，也占用了许多宝贵的空间最终形成资源的浪费。致使有些学术性强、各专业急需的图书资料却因各种原因迟迟没有购置或购置不全。针对这些问题，我院合并后就对所有图书进行资产清查、图书剔旧和资源整合，整合后我们现有各类图书十多万册、各类期刊三十多万册。为后期图书资料管理实现网络化、数字化打下了坚实的基础。但由于经费短缺、设备陈旧、人员素质等诸种因素我们的数据库建设始终没能实现，许多日常管理工作还在沿用落后的手工操作模式。这极大地制约了图书资料事业的可持续发展，对此我们是看在眼里急在心上。
如今我们在各级领导的大力支持下努力克服重重困难，利用Access数据库设计构建了适合学院专业特色的专题数据库管理模式。
2.1 数据库的构建及著录
首先我们把现有藏书分成中文专业和历史专业两大类，各建成独立的书目数据库（图书管理、读者借阅）系统，对其进行分别著录。然后又在这两大数据库基础上进一步细分为重点学科、普通学科、新学科等十几项子数据库。面对如此众多的学科专业，如此庞大的图书文献资源，我们所服务的对象、服务群体又是多层次多级别的广大师生员工，这就要求我们不断开发新的高层次的文献资源服务模式以适应新时期教学和科研的需要。我们计划分几个阶段完成数据库的构建工作：
第一阶段，建立书目数据库。
所谓数据库是计算机应用系统中的一种专门管理数据资源的系统。数据库是各种相关数据的集合，它能以最佳的方式，最少的重复，提供多种应用服务。Access是一个功能强大的数据库管理工具，具有交互性强、界面友好等优点，是当今中小型数据库管理系统软件中最出色的软件之一。书目数据库主要功能是揭示图书的外形。就我国图书馆当前揭示馆藏的方式来看，一般还只是限于分类目录和著者目录，而著录的款式也都着重书的外形介绍。当然，第一层次的开发，即书目数据库的建立是非常必要的。但是面对知识“爆炸”和文献“膨胀”的现实，仅仅依靠书目数据库是远远不够的。因为书目数据库仅从图书文献的外部特征上进行研究，提供的信息量非常有限，很难帮助读者快速、准确、最佳地找到所需要的文献，尤其对交叉学科、边缘学科这类图书更是如此。
第二阶段，建立以重点学科为龙头，普通学科、新学科等其它学科为支柱的特色数据库。
加强资料中心文献资源的专业化和特色化建设，开展特色服务。资料中心最大的优势就是特色化与专业化，也是它能发挥图书馆不可替代的作用的根本原因之一。特色数据库是指根据文献资源开发的具有独特内容的文献数据库。院系资料中心要结合本专业的特点，根据自身的资源优势，建立具有专业特色的数据库。做出目录清晰、结构合理、内容独特新颖、具有本专业特色的网页，设立网址，成为学校校园网中的一个节点，将资料中心的信息资源与图书馆的信息资源在校园网上并网运行。使全校的师生都能利用网络获取自己所需要的情报资料，真正实现信息资源共享，提高信息资源的利用率。
第三阶段，建立以我院师生出版发表的学术专著、译著、论文、科研项目、成果等为重点的特藏文献数据库。
学院教师自20世纪80年代以来，出版学术著作160余部，发表论文2200余篇，承担国家级课题80余项，有90余项教学、科研成果获得国家级和省部级奖励。为此我们初步建立了文史学院科研信息平台，将我院师生的科研成果第一时间发布到校园网上，为学院的教学科研提供了及时准确的科研信息。
根据我院图书资料特点我们将数据库设计为关系型数据库。包括数据字典：字段名称－数据类型－字段大小—数据格式。将字段名称设置为：序号、图书编号、图书分类、图书名称、ISBN号码、著者姓名、出版单位、出版年月、版本制式、单本价格、丛书价格、排架分类、排架编号、著录日期、借书证号、读者姓名、借阅日期、归还日期、备注等；数据类型设置为文本、备注、数字、日期／时间、货币、自动编号等；字段大小设置为0~255，默认值是255；数据格式为短日期。在窗体的最后我们还设计了使用说明、查找记录、表格结构、添加记录、退出系统五个命令按钮进行表格与窗体之间灵活、快捷的操作。如图1所示。
(插入例子图表具体说明)将所有图书按照重点学科、普通学科、新学科分级著录，既可以通过窗体直接录入又可以转换成表格快速录入。这样构成一个集阅览、查询、借阅多功能为一体的图书资料管理系统，使我们的图书资料管理迈上一个新的台阶。
2.2 专题数据库的应用
2.2.1 数据的查找与替换
在Access数据库中常常存储了大量的信息量和数据，当需要对某个数据进进行查找或要对该数据进行修改时，首先要做的就是先把该数据找到。这就需要用查找和替换功能进行操作。主要方法是按指定的内容进行查找。使用这种方法进行查找，只需知道所要查找的数据内容即可。通过该方法，可以将指定范围内的所有记录一起查找出来或逐个显示出来。根据用户不同的需要我们采取不同的查询方式，对于简单的数据查找主要用查找和替换。如图2。例如读者想找一本中文专业重点学科编号为1123的书，只需在表中查找内容一栅里填写1123，在查找范围中选图书编号，序号，在匹配项中选整个字段，在搜索项中选全部，然后点击查找下一个按钮很快就能找到要找的图书。当然这种方式只适合查找比较简单的数据，而对于复杂的数据表查询就必须要用数据库查询。
2.2.2 数据库的查询与纠错
查询是Access数据库的一个重要对象，通过查询筛选出符合条件的记录，构成一个新的数据集合。概括地说查询具有如下功能：查看、搜索和分析数据；追加、更改和删除数据；实现记录的筛选、排序、汇总和计算；作为报表、窗体和数据页的数据源；将一个和多个表中获取的数据实现联结。这里我们主要采用选择查询方式进行操作。选择查询是最常用也是最基本的查询，它是根据指定的查询条件，从一个或多个表中获取数据并显示结果。还可以使用选择查询来对记录进行分组，并且对记录的信息做总计、计数、平均值以及其他类型的总和计算。
本系统中需建立新书查重、重书数量、图书借阅查询、每年购书数量及费用查询等。在“新建查询”对话框中，双击“查找重复项查询向导”，选择新书登记表，选择可能包含重复记录的字段“书名”，再选择其他字段，输入查询名称“新书查重”，完成查询的建立。图书借阅查询选择图书借阅管理表中的各项，再选择新书登记中的书名、作者等项，组成一个完整的“表”，使用起来更为方便。重书数量和每年购书费用查询相似，用简单查询向导，选择相应的表或查询，如新书登记表，选择包含要查询值的字段“购买日期”、“册”、“价格”，选汇总查询，在汇总选项中选“总计”，对日期按年分组，这样每年购书册数、总费用就清楚地显示出来。利用该系统可按表或查询中的任一字段内容进行快速查询。如按“姓名”筛选出该读者的借阅清单；按“书号”或“书名”找出一本书，并查出它是在库还是外借，借给了谁；要查询某一主题的书，只要输入正确书名即可。如图3所示。
2.2.3 数据库管理与优化
2.2.3.1 数据库的安全
简单来说，数据库安全是为了保护数据库里的资料，避免他人盗取，而给数据库加上保护的一种技术。以密码保护数据库是指给数据库加上密码。用户需要输入所设的密码才能打开该数据库。在这里我们选取以密码保护数据库方式来实现对数据库的安全保护。这样只有我们的图书资料管理人员才有权登陆数据库进行相关的操作。如图4。
2.2.3.2 数据库的优化
创建的数据库往往存在一定的缺点，因此Access提供了对数据库性能、表等到分析，并可对其进行优化。通过优化，可使数据库运行得更快，并可将字段的内容安排得更加井然有序。从而使查询的速度变得更快。优化性能的方法为，在对数据库进行分析后，选中要优化的条件，然后单击“优化”按钮即可，系统将对选中的选项进行优化。
3.存在的问题
如果从专业的角度来看，我们的数据库构建还存在着一些不足，如小型数据库的通用行不强，智能化不高，操作起来不够便捷等，但作为中小型图书资料管理系统也不失为一次大胆创新和有益的尝试。当然对于存在的不足之处还需要我们在今后的具体工作实践中不断改进、不断完善。使它真正成为高校院系资料中心有效开展个性化信息服务的良好平台。
参考文献
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