快速消费品行业促销费用之内部控制
【摘 要】随着企业规模的壮大，内部控制在企业中的重要性也愈发突显。文章从内部控制要素出发，对企业内部控制的现状、存在的问题进行了深入的分析，提出了制度构建、预算管理、完善流程等方面的解决方法。
【关键词】快速消费品；内部控制；内控环境；预算；流程
我们的生活离不开各类快速消费品，从食品饮料到清洁用品，包罗万象。随着生活水平的提高，一些以前我们认为能长时期使用的诸如手机等较贵重的产品也开始具有快消品的特征了。快消品的用户群针对的都是终端人群，为了让用户能尽快接受自己的品牌并且购买，促销是常用的方法之一。在商超的促销方式分为堆头、端头、DM（海报）、买赠、店内促销等。这些品类繁多的促销费用占据了销售费用中非常大的一個比例。如何保障这些费用的真实、有效，是每个快消行业的财务人员必修的功课，快消行业的难点之一就是促销费用的内部控制。
一、促销费用内部控制的问题分析
1.不重视内部控制环境
企业管理层对内部控制的认知仍停留在用人的阶段，对内部控制环境的建设没有足够的重视。
（1）缺乏文化建设，忽视了经销商的诚信管理
有些经销商为多报费用，采取各种不诚信的做法。对于一些体积不大的商品，促销有时是在商场做堆头，支付给商场一定的促销费用。企业为确保促销费用的真实性，会要求经销商提供堆头照片，但对照片未做过多要求。殊不知，有些经销商为多报促销费用，会在某次做堆头陈列时，从各不同角度拍摄多张相片，多次申报促销费用。
比如某厂家在审核经销商的堆头费用时，就发现其中一张堆头的相片中，出现某个穿羽绒服的消费者，而当时申报费用的堆头陈列日期是8月，地点是内地某省会城市。这样的促销费用显然是不真实的。
（2）预算管理机制不健全，费用支出缺乏事前控制
企业的预算管理机制不健全，财务或审计部门无法在事前提供有效的控制措施。企业的促销费用没有经过详细的预算审批流程，仅凭经销商在活动前的临时申请便审批同意做促销，缺乏促销费用的整体筹划。
（3）没有健全内部控制机构，各权力环节无法相互制衡
企业的促销从审批促销活动，到促销费用的执行、申报均由销售部门审批通过，各权力环节无法相互制衡。
2.缺乏有效的内部控制活动
企业内部控制活动包含授权、信息处理、业绩评价、不相容岗位职责分离、实物控制等，内部控制活动的有效执行依赖于合理的规章制度。有些企业的制度往往浮于表面，或在某些关键点存在不合理的设计，以致于内部控制无法有效运行，而导致非常多的促销费用无法验证其真伪。
3.缺乏监控或监控流于形式
监控活动通过评估内部控制的设计和运行情况，确保内部控制系统的有效运行。快消行业因其促销费用的特殊性，持续的监控活动是其不可少的一项，而有些企业往往在这一阶段缺乏持续有效的设计。或没有监控，或监控流于形式，无法发挥必要的作用。
有些厂家会支持经销商聘请促销员现场促销。因为企业缺乏监控，一些经销商会提供一些亲戚朋友的资料冒充现场促销员，虚报促销员工资。实际工作一天，申报7天的促销费用，甚至根本没有实际工作，也假报促销费用。
4.缺乏风险评估意识
风险评估是内部控制活动重要的环节，有些企业往往缺乏风险评估环节，以致费用出现问题才意识到风险评估的重要性。
比如有些企业在开发新的经销商时，没有经过详细的风险评估。在面对新的经销商申请促销费用时审批过于随意，没有经过详细的论证。有的企业甚至出现促销费用超过销售额的情况，给企业带来不必要的损失。
二、促销费用内部控制的对策分析
针对促销费用内部控制的问题，我们建议从以下方面着手：
1.重视内部控制环境的建设
为完善企业的治理，改善不合理的现状，企业应高度重视内部控制环境的建设。管理者应以身作则，遵守公司内部控制制度。对公司内部管理层、工作人员以及外部的经销商都应多加宣扬诚实守信、积极向上的道德价值观。
（1）建立完善的促销费用管理制度
为做好促销费用的内部控制，应当建立一套完善的促销费用管理制度，制定详细的风险评估过程，把控促销费用的审批。
同时，还应针对不合规费用设置合理可行的处理流程，对不诚信的行为制定清晰的处罚制度，以使各经销商有章可循，同时各财务人员在费用审核时可照章处理，避免舞弊的产生。
（2）制定详细的促销费用预算
有了制度，还应当每年建立详细的促销费用预算，时间上分为年度预算及月度预算。预算审批应由市场、销售、财务等多部门参与，审核促销费用的合理合规，综合考虑预算的可行性。
同时，预算的信息应完整规范。应在预算中列明地区、经销商、促销产品、促销方式、促销时间及天数、促销地点等详细信息。每次促销按预算执行，将预算做为审批促销费用的要点之一。
建立预算不仅能有效控制促销费用支出，而且能整体筹划同一地区相同产品之间的促销方式，避免重复及不必要的投入，以使促销活动达到更好效果。
（3）健全内部控制机构
各权力部门相互制衡，避免腐败的滋生。设立审计部门，防范不同部门、内部与外部之间的串通舞弊。
2.严格执行内部控制活动，完善促销费用审核流程
审核促销费用时，应当明确审核流程，详细列明申报费用所需提交资料，通过证明资料避免舞弊的产生。不仅要规定通用的证明资料，如商超的促销表格，对于不同的促销方式，还应提供不同的证明资料。通过不同资料的交叉证明，确保促销费用的真实有效。
对于堆头费用，可以要求提供不同角度且有顾客的堆头照片，以从顾客的衣着大致推断促销的季节；同时，还应规定堆头上应有特定的证明物品，其物品既要方便获取，还要有一定的反舞弊效果。对此，可以每月更换一次，且在每月末通知下月的证明物品。比如某日化厂家，每月最后一天通知各经销商在堆头上摆放证明物品，其物品从饮料到日用品，随意变化，几乎不重样。有效遏制了经销商一次堆头多次申报费用的不良行为。
对于海报费用，要求提供完整的海报，而不仅仅是公司产品所在的某一页海报，以杜绝一份海报多次申报费用的做法。
3.加强促销费用的监控
监控是内部控制的重要环节，分为持续的监控、个别评估以及报告缺陷。事后监控可以验证内部控制活动的设计及有效运行，对于一些没有留下过多证明材料的控制活动尤为有效。从促销后产品的销量可对促销费用做持续的监控，对一些大型的促销活动，可作单独评估，以供后期促销费用审批参考。
对于促销费用的监控，可以参照红楼梦中的方法。设立促销费用审计或巡查人员，对正在促销期间的各家商超进行巡查，防范各种形式的虚假费用。针对经销商在促销员方面的舞弊，巡查监控可大大减少其风险。还可以要求提供促销员的身份证复印件，手机号码，以及对应的促销日期。由费用审核人员随机抽查，从促销员对公司产品的了解程度佐证是否有舞弊的发生。
4.设立风险评估环节
企业应当针对各重要环节设立风险评估程序。针对企业新开发的经销商，需要评估经销商在合规经营、质量管理、财务状况，信誉等方面的信息，防范风险。新经销商首次申请促销费用时，应在预算时即严格把关，且促销费用占销售额的比例一般应控制在公司正常促销费用比以下。
三、结语
“求木之长者，必固其根本，欲流之远者，必浚其泉源。” 随着企业规模的壮大，应尽早建立并完善内部控制体系，摆脱过多依赖人员防范风险的处境，从人员控制到制度控制，夯实企业内部管理根基。企业规模越大，内部控制重要性越高。随着生活水平的提高，消费者对快速消费品的要求也越来越高。企业要在激烈的竞争环境中立于不败之地，还需从内部控制开始，提高促销费用的使用效率，提升企业自身管理水平，实现企业发展壮大的目标。
参考文献：
[1]方芙兰.快速消费品行业营销管理的内部控制运用[J]. 中国市场， 2017年第13期，总第932期：143
[2]王庆梅.论内部控制在快速消费品企业营销管理中的运用[J].中国市场， 2016年第5期，总第872期：44-45
作者简介：
陈宜红（1981—），女，江西财经大学毕业，会计师。