摘 要：计算机网络和信息技术为企业在快速发展的过程中保持科学、集中管理提供了必要的技术保证。目前设备综合管理作为资产密集型企业生产和发展的重要资源，如何运用现代计算机网络和信息技术保证企业提升设备综合管理水平、优化资产配置、提高资产效率、降低企业运行维护成本，是现代管理和企业发展条件下必须解决的问题。
关键词：科研单位 设备管理 信息化
1.背景
当今时代是信息化时代，谁掌握的信息越多，谁就有获胜的资本。在设备资产管理方面，EAM这一概念应运而生。在资产密集型企业中，EAM（Enterprise Asset Management）是面向的企业信息化解决方案的总称。在中国市场的实践中已经证明，EAM可以帮助企业以优化企业维修资源为核心，通过信息化手段，合理安排维修计划及相关资源与活动，最后达到提高资产可利用率、降低企业运行维护成本的目的。通过提高设备可利用率得以增加收益，通过优化安排维修资源得以降低成本，从而提高企业的经济效益和企业的市场竞争力。
对于拥有高价值资产的生产型企业来说，设备管理已不再局限于一般管理范畴，更成为获取利润的战略工具。而对于研发型企业来讲，设备管理的地位还未上升至如此高度，究其原因在于科研设备一般使用率低，故障率低，停机影响小，压缩成本的空间不大，于是在设备管理工作中投入更多的资金和精力显得没有意义，但通过笔者在实际工作中观察、思考发现，事实并不仅限于此，下文将分三个方面阐述本人的观点。
2.研发型企业设备管理工作中常见的问题
2.1企业管理水平不断提高，而设备管理信息化程度相对滞后
在商业竞争日益激烈的今天，管理的作用越来越被企业所认识，企业通过各种信息化手段实现管理的标准化、流程化，如OA办公系统、档案管理系统、ERP系统、HER系统等。而由于设备管理在研发型企业的边缘地位，导致设备管理模式仍属于传统的粗放式管理，最好的模式也仅是依托财务ERP系统中固定资产管理模块，对台帐进行基础的记录，而设备一生管理中的计划、采购、转移、维修、报废、处理等活动，仍采用传统的管理模式，尚未实现全过程精确的管理和控制，无法在整个公司范围内共享数据，无法快速采集、处理和汇总各部室的数据信息。这种现状下，无论管理效率还是实际效果，都是不够理想的。
2.2研发型企业设备管理体系中各级人员工作量大，难以把握工作细节
在设备的一生管理活动中，市场调研、谈判、安装调试、维修等工作都是灵活性较高的工作，不确定因素较多，需要工作人员投入大量时间、精力，再加上设备管理工作本身信息化程度不高，导致设备管理人员工作压力大，对工作细节把握不够。各部室设备员一般也是由其他人员兼任，在完成本职工作的前提下，才能兼顾设备管理工作，特别是研发部室，设备数量多，管理工作复杂，研发人员本身科研任务重，因此导致了两个结果：一是研发任务和设备管理产生矛盾，兼职设备员可能对设备管理工作产生抵触情绪；二是研发部门指派研发工作少的新员工兼任设备员，设备员工作交接中不可避免的损失一些设备信息和管理经验。
2.3各部门不能随时了解资产现状，部门之间缺乏沟通共享，未能为管理决策提供科学的分析
在传统的设备管理模式下，设备记录以财务信息为主，对设备的管理和使用没有指导作用，还会随着设备的报废而遗失。这些信息只有设备管理人员等一小部分人可以了解，各部门不能随时了解自己的资产现状，使得管理者缺乏对本部门情况的认识；在信息共享方面，设备采购情况和其他部门设备情况，不能引起各部室的关注，未能实现企业内的信息共享最大化，易造成重复投资和资源浪费；在数据分析方面，传统管理模式只能提供简单的数字罗列式报表，不能提供先进、科学、直观的分析格式，对决策帮助不大。
2.4科研设备更新快、变化大，设备管理工作易存在历史问题
科研类设备虽然使用频率低，但是更新换代的速度极快，有些仪器甚至在未达到折旧年限时，就已经因技术、精度等问题失去使用价值；科研类设备相对便于携带，如果设备使用人员管理意识淡薄，不通知设备管理部门就对设备进行转移，会造成设备台帐中存放地点与实际不符；科研工作常以项目组形式开展，便于整合多方资源，但是设备类资源整合以后，可能会因标识不清等原因造成资产归属不清的问题。鉴于以上特点，在研发型企业的设备管理工作中，如果没有及时、准确的掌握信息，容易造成历史遗留问题，如不能及时纠正，将对未来的工作造成很大困难。
针对上述工作中常见的问题，研发型企业在设备管理信息化建设过程中需要着重实现以下几个功能，从企业整体提高设备综合管理水平和运用能力，为管理者正确决策提供有效支持。
3.研发型企业实现设备管理信息化需求分析
3.1管理范围
本系统将设备部门所有需要作为单独实体进行管理的实物都视为设备。将设备概念与原有固定资产概念区分，设备可能包括了在役固定资产、已完成报废手续但未处理的固定资产和一些可以独立使用的低值易耗品。
3.2设备台帐管理功能
实现设备的全生命周期管理。建立完整、详实的设备台帐，作为承载设备信息的载体。所有针对设备单体的活动皆通过设备台帐发起，包括从设备前期的安装调试、入账，设备使用过程中的维护、维修、运行、变动，直到设备的最终报废、处理等活动，使各权限用户能够随时全面地了解所管理设备的状况。实施过程中建立以二维条码为基础的设备标识体系，可通过移动手持设备，完成信息检索、盘点等业务。
3.3设备采购管理功能
实现设备采购过程中一切活动的信息化管理。每年年初，将计划财务部批复的固定资产预算导入系统，各需求部门根据预算发起采购活动，预算启动、比质比价、合同审批、付款审批、合同执行监控、预算验收、追加预算等活动通过规定的工作流进行审批，在确保符合原有规章制度的同时，最大限度的简化业务流程。
3.4设备维修管理功能
实现设备维修工作的信息化管理。对于定期维修、维护工作，首先在年初将全年计划进行分解，自动生成维修日程表，并在实施日期之前对维修人员和设备使用人员有预知提醒，便于双方人员安排工作时间。对于突发性的维修活动，由需求部门发出申请，系统判断此设备是否在保修期内，经相关设备维修人员确认后，开展维修工作。维修过程、结果等资料由系统留存，便于数据统计。 3.5设备计量管理功能
设备的计量管理对于科研单位来说非常重要的，此模块用于实现设备计量工作的信息化管理。依据设备计量台帐，每年年初制订计量计划，自动生成日程表，并在实施日期之前对计量相关人员和需求部门设备员有预知提醒，便于双方人员安排工作时间。计量结果输入系统记录，合格证书等相关文件扫描后，在系统中以电子文件形式留存，便于随时查找、打印。
3.6报表管理功能
查询、统计各类信息。统计设备使用率报表、设备维修成本报表、设备资产现状报表、预算完成情况报表、供应商分析报表等。
3.7设备文档库管理功能
对设备的各项标准管理和操作规程进行管理。此模块记录包括：设备使用说明书的电子文档、设备操作规程、设备安全操作规程、设备维修记录、设备计量证书、设备使用技巧等资料。
3.8工作流管理功能
通过该系统规定业务流程，并对流程中的角色进行授权。系统管理员可以定义相关的流程，并设定节点，操作方法采用图形化拖拽方式，以便快速应对人员岗位的调整及业务流程的改变。
3.9和其他系统的接口
实现与现有信息系统的接口，包括ERP系统、OA系统、信息门户系统等，并在开发过程中预留与未来计划的其他系统接口。
4.科研单位实现设备信息化管理的意义
通过设备管理信息化项目的开发，实现上述功能，建立一套符合科研单位设备综合管理特点，适应现代设备先进管理模式的企业级设备综合管理系统软件。本项目的成功实施将在降低企业自身运营成本和人力成本的同时，为科研型单位的设备管理开拓新的思路，因此，此项目的研究将带来较高的经济效益与社会效益。主要具有以下重要意义：
（1）通过开发该项目，建立整个企业的设备综合管理体系。在整个中心范围内实现设备资产的数据共享，极大地提高企业设备资产的运行维护能力，提高资产效率，优化资源配置。
（2）通过开发该项目，建立全生命周期的设备综合管理体系。建立和完善具有先进管理思想与方法的设备综合管理体系，全面提升设备管理工作的质量和水平。
（3）通过开发该项目，支持设备管理的持续改进与持续发展。建立该项目系统，将有效地促进设备管理的标准化、规范化运作，保证企业的设备管理工作随着企业管理的发展而同步发展。
（4）通过开发该项目，提高综合分析和决策支持能力。首先将原来设备信息补充完整，并将不易保存、查找的纸质数据资料进行有序的挖掘、整理和加工，形成电子信息。通过对信息的分析、判断、汇总得出有价值的知识或者智慧。
（5）通过开发该项目，实现业务处理流程的自动化管理。在实际业务处理过程中，通过计算机网络和信息技术实现无纸化办公和业务流程的自动化处理，使设备管理人员将更多的精力投入到非流程化、临时性的工作（如市场调研、供应商走访、价格谈判等）中去，相对科研单位而言，这些工作是设备管理工作业绩的主要增长点。
（6）借助开发该项目的机会，组织针对企业各级设备管理人员的集中培训，使设备管理人员能够统一认识、明确流程，从而建立稳定、有效的设备管理体系。
（7）借助开发该项目的机会，通过各种宣传手段，加深企业自上而下工作人员对设备管理的重视，最终实现“全员管理”。
总而言之，科研单位对设备信息化管理的要求比较灵活，但功能相对较少；且科研单位的员工素质高，易于接受新的管理思路。在这种环境下，设备管理信息化项目实施的成本不会很高。而项目的成功实施，必然可以带来设备使用率效率提升、人力成本下降等直接经济利益和管理工作效率提升等接间接效果。成本和收益如何权衡，就需要企业领导者结合本企业的战略目标和企业文化，做出适合的选择。
