高校图书馆每年进口外国（含港澳台地区）报刊（以下简称外刊）时，不仅要重视刊物的选购，亦要加强到货验收管理。笔者曾抽样检查Springer华南地区集团采购后指定存放于中山大学图书馆（以下简称我馆）的全套纸本期刊到馆情况，发现2002～2005年有142种(占34.2%)有不同程度的缺刊，缺434册左右。据了解其它地区亦存在类似或更为严重的缺刊现象。
此外，2005年中国高校人文社会科学文献中心(CASHL)纸本期刊在我馆的到刊情况是：205种刊有31种（占15.1%）具有不同程度的缺刊，合计缺67册（占6.8%）。虽然有的图书馆、代理商认为有缺刊现象是正常的，但笔者要强调的是：不能轻信代理商给图书馆准备的到刊统计数据，图书馆自身要促进提高纸本现刊的到馆率，避免不可追回的损失。为此而讨论外刊验收管理问题。
1外刊验收的常见问题
1.1 个别刊物出版周期、出版时间无规律
不定期、无限期延期、某一年延期，后又正常出版、某一时间段改变出版频次等都是验收查缺的难点。例如，跨年出版的Environmental Economics，Volume 8(4 issues) to appear in 2006/2007。又如Review of Economic Design订购年是2005年，但刊物出版时间延迟，拖延到2006年才出版，验收人员常常会误认为2006年订购的。在系统上是按出版年来验收，还是按发订年来跟进验收？若没有专人采用某一个准则来验收，催缺结果就五花八门。
1.2刊物到货清单与实物不符
例如，2005年中图公司配送给我馆的刊物510VY001，Уκраинсκий математичесκий журнал，其包装清单上的刊号、刊名、卷次、期次、册数、年代都与实物不符。但实物上贴的刊号标签与清单上的一致，若仅看被贴的标签而急于验收，则容易验错。尤其是小语种刊物，更要小心谨慎。
再如，刊号D03GB065的《世界日报》（中文版），菲律宾版，曾被错送刊号D03GH060的《世界日报》（中文版），泰国版。若不认真查看，也会鱼目混珠。
1.3刊物被送多或投递地址有误
例如，Royal Society of Chemistry出版的soft matter第2卷第9期来多3册，经查明才知为赠送的广告刊。再如，2003年Computer Info Sys,标签上注明收货地址非我馆订户号，兄弟院校馆所订刊物被错发到我馆，是退货，还是帮忙转发？当然，也有非出错多送的，例如Element刊，订购568B0001，附赠此刊；同时订购568B0003时又套订了此刊。
1.4验收催缺时滞有一定限制期
期刊出版后，一般会限定一个周期作为合理换货的期限，常见的为三个月内。而外刊从始发行到国内中介机构的一系列周转环节就占了不少时间差。另外，有的高校馆每年在寒暑假内不安排人员及时收货、验货，容易积压，且发现问题后若不及时处理则容易导致无法催缺，损失由图书馆承担。
1.5按语种验收不便查缺
外刊涉及的语种较多，我馆又按照CALIS的有关编目条例来对期刊进行分库管理，中文、日文期刊归入CN-MARC分编系统，西文、俄文期刊入US-MARC分编系统。查缺时则需要在不同的语种分编库中进行切换操作，显得非常麻烦。如果订购批标识、发行者没有设置好，又容易将国内出版的外文期刊混杂在一起来催缺处理。
1.6系统不能顺利查缺
我馆使用的ILAS系统不能准确查缺刊物，在“催询处理”模块下处理的查缺清单只能查到中间缺期的刊物，如果某刊最后一期一直没有到货，则无法自动提取出这种类型的数据。在催缺的查询途径上，缺少“订购批标识”的选择项，不能按发订批次来查缺。可见，报刊的验收催缺是一个软肋，但系统的改进、完善周期一般较长，有时更觉遥遥无期。
1.7验收查缺的冷遇与职责不明晰
除了以上谈到的问题外，刊物的改名、改变出版社，附带索引、光盘、磁带，或某一期改变载体，都需要认真的查看。不过，有些验收人员会顾虑：一般代理商对采购环节的意见及要求才加以重视，日常查缺是一种找麻烦的行为，常担心负责任的查缺、催询会有尴尬的冷遇。并且也确实有如此问题。所以他们总想把对外的查缺任务推给上游采购环节。但这样折叠往返操作反而会加重查缺的难度，问题也容易积压。
此外，有的图书馆通过业务重组，在期刊管理上撤销“一条龙”管理模式，或将书、刊混在一起验收，混淆两种不同发行方式的文献资源，不利于及时催缺，因为刊物不同于图书，每订购一种期刊或报纸，都要在一年内等待发行、送货，查缺的是某种刊物某一期次而非整年，要随到随查，随时更新查缺记录，累计到年底才能方便统计出全年的实际到馆情况，才能对刊物结算进行核对。有的馆业务重组后失去了在采访、编目、验收、现刊管理等环节的内在环环相扣管理线索，各环节分属不同部门，使验收、催缺责任模糊、边缘化。可见，个别脱离实际的业务新组合只会带来没有新意的老问题。
2 验收管理的几点改进意见
2.1 熟悉出版发行情况，善于总结问题
验收人员对刊物的熟悉程度应不亚于采选人员，因为刊物的变化情况，验收人员最先了解到。每年外刊完成决策、执行发送订购单任务后的工作重点则是验收。对刊物的出版、发行情况，可通过国内外书商提供的在线查询目录、乌利希期刊目录等来辅助了解。对于验收中常见的问题，可分门别类的归纳，在不断总结中提高外刊验收的效率。
2.2充分利用现有条件，并有所创新
当使用的图书馆自动化系统不能方便查缺刊物到馆情况时，要积极发挥主观能动性，使用其它辅助管理的应用软件。纯粹抱怨期刊催缺系统在应用中存在的各种问题，并不可取，形同推卸责任，毕竟在长期的工作实践中，能够积累一些好的经验来完善验收工作。例如，政府实施电子签名法法案后，催缺的电子邮件即可起到重要的证据作用，可积极使用e-mail来验收催缺。再如，当前博客已被广泛使用，一些图书馆研究人员已将博客的知识管理应用进行了可行性分析，可将催缺记录公示在博客上，方便馆内同事、领导及被查缺的相关公司直观了解查缺的实际问题。日常缺刊问题的公开化、透明化，也足以引起图书馆业务领导及代理商的重视。
验收查缺工作积累丰富实践经验后，对图书馆自动化系统的完善也能提出更有说服力的改进意见，使之能顺利实现日常准确查缺。
2.3明确职责，勇于承担责任
验收是重要的一个工作环节，在岗位设置上要有相应的验收人员，并明确责任。例如，认真负责的查检刊物到馆情况，并做出准确的统计数据表。才能对各个代理商的供货方式、交货地点、服务态度作一个比较，为采购过程中的代理商选择要求提供参考意见。采购与验收要一体化思考，前后顾及，使验收的最终目的不仅仅局限在查缺上，而是要反馈信息给上游采购环节，使图书馆能选择最好的代理商，继而减轻查缺工作的繁杂性负担，降低整体采、验成本，提高工作效率。验收工作要做细，例如，查检出有问题的刊物，要尽快与供货商确认。每一笔交货清单都要保留起来，作复查凭证。
验收人员不必担心查缺时会遇到服务态度不好的公司，为保障图书馆的利益而查缺，再麻烦也要开展，不能让准确、详细的缺刊统计数据流于形式。目前刊物通过招标、集团订购、专款专用等方式引进的订购合同条款将越来越具体，实际到馆统计起到的作用将更为明显。外刊结算时，验收人员可根据验收结果，来监督付款。
结语
外刊来自海外不同国家及地区，从国际货运到国内代理商，再从邮局或各类快递公司等渠道运输到图书馆，中间传递的环节越多，出错的机率也会更高。图书馆在接收、验收时需认真把关，把出错的可能性控制在最小处，避免不必要的损失。另外，外刊的销售价格一般比国内期刊高，研究型大学的读者对外刊及时到馆需求也有更高要求，这就促使外刊的验收工作要定位在提高验收准确率、缩短报刊与读者见面周期的基础上来开展工作，才能保证经费支出真正落实到每种所订刊物上。
在数字化、网络化时代，个别图书馆片面重视数字资源的建设，忽视纸本报刊的及时、完整到馆问题；个别高校图书馆实施招标采购后，只重价格，忽视纸本报刊的到馆服务要求，这些管理上的不重视态度，一方面会导致读者减弱对图书馆的依赖，到馆读者人数下滑，另一方面也给代理商一个错误的导向，使纸本报刊物流环节变得更为薄弱。最终给图书馆带来直接的经济损失，其在纸本报刊服务上的重要地位也会动摇、并受到质疑，所以不容忽视进口纸本报刊验收管理。
（作者单位：中山大学图书馆）
