一、凡因工作需要借阅本档案室管理的档案材料，校级领导可直接到档案室填写《档案借阅登记簿》借阅；各二级单位或个人需要借阅时，需由本单位开具借阅便条（盖章），到档案室填写《档案借阅登记簿》借阅。借阅一般材料，需经档案员同意；借阅一般秘密级文件材料，需经档案室负责人或学校办公室负责人同意；借阅机秘以上的文件材料需经学校保密委员会负责人同意，借阅教师业务档案材料，需经主管教学校领导同意；借阅党委会议记录、对党员的处分、落实政策及其他党内机密材料，需经党委书记同意；借阅院长办公会议、校务委员会会议、职称评审会议等记录、对教职工的处分材料及其他行政密级材料需经院长同意。
二、借阅档案时须先查档案目录，将需借阅的文件号和名称填在借阅登记簿上，由档案员根据借阅内容在卷中翻出给借阅者阅，卷内其他材料借阅者不能随便翻阅。借用或摘录有关密级文件材料的内容，必须写出申请并经相关的主管领导批准。借用或摘录后要经档案员核对，按保密规定严加保管，用后及时归还或销毁。
三、档案的案卷，原则上只限于档案阅览室查阅。如因特殊需要需借出档案室外使用，需经档案室负责人同意，并尽可能用复制件代替原件。
四、档案借阅期限为一周，如因工作需要不能及时归还，应办续借手续，外借超期未还的档案，档案员应及时催还。对借出的档案应妥善保管，不得转借他人，不得在档案上随便摘抄或复印、涂改、勾划、污损、丢失和带回宿舍。如发生丢失，须及时将经过情况写成书面报告档案室和学校有关领导，按情节轻重酌情处理。
五、本校档案材料一般不向外单位开放，对外提供利用需经院长办公室负责人同意，并按规定收取工本费及手续费。
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