摘 要：随着时代的进步，档案事业的信息化建设势不可挡，信息化建设中的项目化实施也是决定档案事业建设质量和效果的关键性因素。按照项目化管理思路，档案信息化系统建设主要包括可行性论证、系统规划、系统开发、系统实施、系统验收和系统运行与优化六个核心过程。本文现就档案信息化建设中项目化实施过程做客观分析与论述。
关键词：档案信息化 项目化 方案 技术
从本单位资源（人力、设备、技术）、计划、成本、业务需求等方面论证该项目开展的可行性。一般由顾问公司埃充分了解和分析本单位信息化需求的情况下进行科学论证，有实力的客户单位也可以组织本单位相关人员参与后自行开展可行性论证工作。
一、项目立项
在确定项目可行后，就应该按计划启动项目。项目启动阶段非常重要，内容较多，也比较复杂，包括项目计划的制定、项目的招投标，系统开发环境与运行环境的确定与购买、项目经理的选择、项目团队的组织、项目资金的筹措等，各种合同的签订等一些列软件项目开发前的准备工作和基础性工作。项目启动完成的重要标志有：成立项目管理委员会、任命项目经理、组织项目团队、获取项目许可证、签订开发协议、准备好一切软件开发的基础环境等。项目经理是个非常重要的角色，在选择的过程中需要非常慎重。
有资料统计。70%的大型软件信息化没有成功的原因是管理问题。确实，在现代技术发展如此迅速的信息社会，专业技术的难点已不是信息化项目考虑的头等重要的事情，而管理问题显得尤其突出，其中的原因也正是时机工作中重视技术太多、忽略管理的重要性而造成的。另外，尽量不要选择一个不懂软件技术和软件开发的纯管理学人士来领带软件团队，否则，其结果将难以想象。
除此之外，项目立项还包括方案选择、项目目标、条件准备等部分。可行性论证工作中会提出一到多种可行的方案，并进行进度、成本、资源等方面的预算，决策者将根据这些建议方案确定一种可操作的实施模式，比如是采用自主开发，还是邀请第三方机参与并签订项目合同等开展工作的总体策略与应用方案。项目目标是指项目参与的多方机构制定的总体目标、分布实施计划、控制措施、评价体系等，并报批决策者。条件准备是根据项目的总目标，落实项目团队、工作计划、资金、环境及设备等开展项目建设的必备条件。需要强调的是开展项目的团队一般包括三方，即项目协议双方与监理方。监理对保证项目顺利实施乃至成功非常重要。
二、项目组织
项目组织与团队建设是项目启动工作的重要内容，也是决定整个项目能否成功的关键因素。参与档案管理系统建设的单位和个人主要包括以下三个方面的组织和成员：
（1）建设方：承担信息系统建设的集成商或软件系统的开发商，主要职责是提供解决方案、开发软件系统与必要的集成接口、实施软件系统并开展必要的咨询和培训等工作。
（2）用户方：享有系统建设成果的从事档案信息化建设和开展档案业务管理的档案工作者，包括档案馆的档案工作人员，主要任务是提出需求，检验并正确使用系统。
（3）监理方：站在第三方的角度审视系统建设的全过程，主要职责是监督和控制整个项目的进度、成本、质量等综合要素，维护用户的权益、降低系统建设的风险，提高系统实施的成功率。
档案信息化应用系统建设是一个典型的软件工程项目，系统的建设作为一个项目来实施，需要将上面三方人员整合成一个有效的工作团队，制定项目工作计划，落实团队中每个角色的职责，在充分交流和沟通基础上有序地开展工作。这必然需要设立一个既懂技术、又懂档案业务、同时还擅长管理的项目经理岗位。项目经理是项目执行过程中的管理者，既可以是一个人，也可以是一个梯队。
事实上，项目经理只是在本项目实施过程中负主要责任的主持者，做完该项目，项目经理的使命就结束了，并不拥有什么管理特权。可能在某一信息系统项目中，曾担任项目经理的个人在新的项目中则是一名普通的系统分析员，这就是项目管理中团队管理的重要理念，也就是现代化管理过程中一个重要的用人思路。
三、系统规划
系统规划是项目工作的前瞻性、全局性和关键性的第一步，档案馆信息化建设的高层行政管理人员及高层信息管理人员是系统规划的主要成员，其任务是确定系统实施的目标、系统体系结构、系统实施方案和实施过程的资源计划，因此，参与系统规划的人员对档案业务、现代化管理和信息技术及其发展的理解、认识和熟悉程度，以及他们的开创精神与务实态度是有效开展系统规划的基础。系统规划阶段解决的几个关键问题包括：组织与团队的构成、系统实施的进度计划、资金分配方案、工作内容、信息系统部署方案及实施信息系统的有效性、可用性、可扩展性，同时还包括系统实施过程中人力资源、行政管理、技术支持的协同以及对项目实施过程的风险预测等。
四、系统研制
系统开发是系统建设的核心工作，信息技术含量较高，此阶段的主要工作是由承担档案馆信息化建设的软件供应商来完成，档案馆的业务工作者的主要任务是提出模板系统的需求，档案馆的技术支持人员则在业务工作者与开放人员之间架起沟通与交流的渠道，了解系统开发过程中的问题并协助解决。对于选用商品化软件系统来进行系统实施的档案馆而言，除了需要进行二次开发外，一般在系统建设额过程中不需要过多参与系统开发的工作，直接使用线程的软件进行实施即可。系统开发阶段的主要工作包括需求分析、系统设计、系统编码、系统自测试等几个重要的环节，并通过不断的完善与改进，逐渐逼近目标系统。
1、需求分析。需求分析是系统规划、系统开发和系统实施的重要依据，主要任务是完成用户对模板软件系统在功能、行为、性能、设计约束等方面的理解、认识、定义和期望。
2、系统设计。系统设计是基于需求分析的工作成果，对系统做深层次的分析，从而得出一系列行之有效的系统实现方案，使整个项目在逻辑上和物理上能够得以实现。
3、系统编码。在完成系统分析和设计工作之后，信息系统的运行结构、功能结构、模块结构和接口定义、数据组成和数据结构已基本确定，接下来的工作就是把系统设定的结果翻译成某称程序设计语言编写的程序，即程序员开展的代码编写的具体工作。
4、系统自测试。测试是对目标系统的正确性、科学性以及达到模板系统的逼近程度而进行的检查和验证工作，开发人员进行系统自测试的目标是为了尽可能早地发现并修改系统设计和系统编码中存在的错误。除上述计划步骤之外，还有系统实施、系统验收、系统评价几个程序的实施，共同构成整个档案信息化建设的全过程。
五、结束语
档案信息化的成功与失败，不仅取决于技术使用的成功与失败，更重要的是体现于管理上的成功与失败。信息技术只是为推动现代管理的发展而存在，信息化应用始终源于现代信息管理的需求，信息化的效能来源于与管理与业务的有机融合和互动发展。
