胡 玲
(四川铁道职业学院，四川 成都 610000)
职业院校档案管理在大数据时代下得到迅猛发展，与此同时，给职业院校的档案管理工作带来了较大的挑战。面对新时期职业教育改革趋势和信息化技术飞速发展带来的影响，必须要结合高职院校实际情况，积极探索符合现代社会需求的创新路径。适应数字时代发展要求，把握发展机遇，加强自身人才培养能力，贯彻立德树人的国家目标。职业院校档案管理工作是高职院校管理中的重要环节。职业院校数字档案包括：标准规范体系、数字信息资源、数字档案馆管理系统、基础设施、信息稳定体系和人才队伍六个方面，其中很重要的一个内容是在数字档案信息资源管理的过程中，要主动借助信息技术，形成科学化的管理模式，强化自身档案管理的质量与效益，能较好地服务于学生及学校，还有助于信息的共享。
1.解决查询档案难的问题的需要
在职业院校管理中，档案管理是其中一个非常重要的组成部分，在大数据技术得到广泛应用的今天，职业院校应将数字技术引进档案管理领域，借助数字档案，提升管理能力[1]。当前，职业院校中对于数字化档案信息的收集和整理等方面都取得了很大进展。目前，国内大部分职业学校已建成比较完善的数字化档案馆系统，但因各高校实际状况不一，在档案管理工作中仍然存在着一些不足之处。传统档案管理主要依靠人工进行整理和检索，不仅效率低而且容易出错[2]。传统模式中档案管理采用纸质档案，每个档案均要求工作人员记录在案，并且还要有巨大的空间去保存。这种方式不仅耗费大量的时间，而且容易丢失一些珍贵资料，同时还无法保证档案资料不会被篡改和删除。尤其是档案利用时，需要从海量档案中寻找目标档案的位置，如遇资料未知，查找难度就更大，会占用很多时间，对于一些重要信息来说，也无法保证安全。而在网络技术不断发展的今天，人们能够通过互联网找到他们需要的信息。因此，传统的档案管理方式已经无法满足现代社会的要求。为顺应时代发展趋势，档案工作的革新与改革势在必行。纸质档案很难保证资料完整，将对数据分析结果产生直接的影响。因此，我们应该在信息化时代背景下，建立一个数字化的档案馆，以确保信息资源能够得到最大程度的共享。在大数据时代来临之际，职业院校还应主动融入新一轮技术革命，特别是档案管理应该引进新的技术，建设完善数字档案系统，利用信息系统对档案资料进行存储，一旦有必要，只需登陆系统即可、键入关键词可以快速查找到需要的资料，此外，也能实现跨时空的数据共享，能享受到前所未有的便利，还利于档案的整体管理提升。
2.准确定位所需档案的需要
职业院校在创建数字档案中，历史档案都需输入数据库，运用计算机技术，将档案中所有的资料加以分析整理，再以此为基础设置目录与分目录。通过这种方式可以将大量分散的档案资料整合起来，为教学、科研等提供参考信息。对档案数据进行分类整理时，也可以形成一种全新的关联，在不同的目录下，也能共享数据[3]。同时，为了保证信息存储的安全，还要设置专门的数据备份机构来保护档案的信息安全，既便于查找信息，又提升了学校档案管理的工作效率。因此，做好职业院校的档案数字化管理工作是十分必要的。在社会经济日益发展的今天，对职业教育的关注程度不断提高，并以职业院校为技能型人才培养基地，其信息化管理建设更加重要。数字化档案是指将纸质档案通过计算机录入软件转换成数字影像并进行保存和处理的一种方式，它能够对档案资料起到保护作用，从而使教学水平得到有效提升。但现阶段我国部分职业院校在推行数字化档案管理过程中还存在诸多问题，这些问题已经影响到职业院校管理水平与工作效率。因此，我们必须要加强对职业院校数字化档案管理的研究，从而实现现代化管理。建立健全档案数据库等，能使用数字技术进行自动收集、对有关资料进行存储与分析，能较好地服务于信息需求者。因此，职业院校首先应加大对档案管理工作的力度，通过构建数字化档案管理系统来加强自身管理工作，从而有效提升学校整体水平。同时，还可以不断的完善档案管理的内容。对于高职院校来说，其自身拥有的各种数据都是非常重要的，其中包含有丰富的教学经验、科研成果等，具有一定的参考价值。职业院校正在开展学术研究和社会调研工作，在学科培训等环节上，这些数字档案资料也能得到充分的利用，增强调研及培训的针对性和有效性等。此外，数字化档案管理还能对学校发展规划提供有效支撑。健全档案信息，能使学校更加深入地了解到学校工作的进展情况和档案利用情况。通过对档案资源的有效整合，不仅为学生提供了丰富的知识储备，而且有助于推动学校教学工作顺利开展，促进学校可持续发展。在数字档案日趋完善的今天，它的价值将与日俱增，能达到职业院校档案管理能力提高的目的。
3.加强交流与合作的需要
运用现代信息技术建设数字档案、数字档案库，可以实现职业院校间档案信息的共享。通过这种方式可以将大量分散的档案资料整合起来，为教学、科研等提供参考信息。同学们想知道其他同学的查阅、检索资料情况，便可从数字档案库中找到其他同学在这方面学习、研究的动态，学生间也可在档案库平台上交流，加强相互间的交流、衔接和配合。在实际工作中，将学生组织起来形成一个科研小组，这样不仅提高了他们学习兴趣和积极性，而且促进了学生综合能力的发展。尤其是教师们，在同样的科学研究中，及时了解国内外研究动态，同行或学生的研究情况，也可以加入学生的研究团队，相互之间进行沟通交流，相互学习借鉴。这种方式不仅提高了教学效率，而且对科研水平也有一定程度的促进作用。就社会调研项目而言也同样适用，调研结果在上传至学校网络后，全体师生均可在校园网络平台上查看、共享调研资料，也可探讨交流，对于调研结果做综合的评价，强化调研效果。因此，数字档案馆建设成为当前重要研究课题之一，对教育事业有着十分深远的意义。数字档案建成后，能较好地服务于学校师生等信息需求者，服务范围得到相应的拓展，各高校学生可以实现信息共享，加强了学校间的关系，这也更进一步开拓了同学们的眼界，同时，也有助于提高职业院校的知名度。因此，数字档案管理对于提高教育质量有重要作用，不仅能够使教师教学更加规范有序，而且对培养高素质人才起着积极地促进作用[4]。数字档案可以实现职业院校和社会的紧密交流和沟通，相互之间能够实现数字档案服务的共享，社会上的信息需求者，可登录该校网络平台进行查询，有助于增进社会文化交流的迅猛发展等。
1.数字档案存在不准确性
随着信息时代到来，大量的信息充斥在人们学习、工作、生活之中。学校内部的教学人员都会安装有自己的电子档案柜，可以记录每个学生学习的相关资料。职业院校应该建设数字档案、在达到数据共享时，从中选出有用的东西，必须不断增强数据信息真实度。这就要求职业院校建立起完善的数字化档案管理系统来保障其运行效率。职业院校建设数字档案库，旨在实现档案的综合管理、增强数据档案利用便捷性，在这个过程中，必然要面对数据真伪，怎样保证数据准确、如何保证数字档案馆能够安全有效地运行，是职业院校在数字档案建设中必须思考的一个问题。因此，数字档案馆建设成为当前重要研究课题之一，它对教育事业有着十分深远的意义。数字档案的建设过程，判断资料是否真实，保证输入的每项资料是完整、真实、客观的。同时，还要注意维护和管理好数字化档案资源。数据档案的关键是精确，只有准确、客观，才能有价值，才能做到不同人群之间的分享[5]。若数据档案遭到篡改或失实，或不能够综合地反映出问题，这类数据便会丧失其存在的价值，不能提供人与人共享的服务，甚至影响职业院校声誉，影响其今后各项工作有效地开展。
2.数字档案容易泄密
数字档案依托现代信息技术，改变传统纸质档案保存方式，全部档案信息由电脑录入网络平台，再借助网络平台作用综合整理资料后可共享数据。大数据技术的应用为高职院校档案管理提供了新的发展方向。数据档案有其独特性，上传到网络平台后，内容多为开放的、能让人参考的，不同终端上的用户可直接用手机或电脑查询有关资料，也可下载有关资料。目前，我国很多职业院校已经建成数字化档案馆，并且开始提供数字档案库服务。对于职业院校来说，其信息化建设水平和信息安全程度都与国家发展息息相关，然而，目前职业院校信息系统安保措施较少，尽管普通人无法攻克数字档案库，但黑客却极易闯入，没有开放的消息将从这种渠道外泄，例如，学校内部信息、新科研成果等，这些数字档案信息一旦被泄露出去，则职业院校将面临着巨大的损失。
3.数字档案过于零散
实地调研发现，职业院校开展数字档案管理工作时存在较大的随意性，例如，在录入环节，未进行资料的分析与集成，将全部数据输入数据库，缺少合理化的分析，造成数字档案的内容相对杂乱，和数字档案的关系并不明显，也未使用信息技术统一管理数据，数据利用效率较低，档案也未能充分挖掘其价值，影响职业院校数字档案管理工作的质量与效率。
4．数字档案缺乏深入挖掘
信息共享是数字档案的价值体现，更是职业院校数字档案库建设的宗旨所在，但是，在考察时却发现，职业院校在建立数字档案后，深度挖掘不够，开发利用效果不尽人意，大部分下载数据为表面数据，不能充分地发掘数据背后所隐藏的价值，也不能很好地服务于与别人共享。
1.强化对数字档案进行鉴定
数字档案只有准确、全面，才有可能创造出巨大共享价值。因此，对于高职院校而言，需要加强对数字档案管理工作的关注，通过数字化手段来提升管理水平，促进教学水平的提高。职业院校在开展数字档案的管理工作时，应综合鉴别资料真假，保证输入的每项数据真实可信。职业院校数字化档案管理是一种新型管理模式，它将信息化技术运用于学校管理工作当中，能够为管理人员提供有效参考依据。职业院校建设数字档案，旨在使管理与使用更方便，但同样应该注意数据准确性。职业院校数字档案建设过程中存在诸多问题，例如，数据来源不明确或者是真实性不足等。为此可借助多种先进手段综合评判数据来源，对这些真实数据进行甄别，保证了每次输入数据来源的稳定性和内容的全面性及真实性。就数据来源的确定而言，就犯了不少的错，例如，在录入来源于美国的信息资料时误录为来源于英国的信息资料，信息管理者亦未对其加以检查，致使在信息输出时贻笑大方。这说明职业院校在开展信息管理工作时存在一定问题，这些问题严重制约着高职院校的发展与进步。因此，职业院校信息管理的过程中，要防止错误的信息出现，否则将影响院校信誉；
要保证信息录入的准确性和可靠性，要综合判断档案信息的真实度；
还要加强管理力度和监管力度，避免造成损失[6]。也可采用数理统计分析法判断资料是否真实，及时剔除不真实的资料，保证资料的真实有效、数字档案齐全可靠，为了保证数字档案具有价值，能较好地实现共享服务。
2.确保数字档案安全
职业院校收集档案保密性强，查阅和下载时通常都要设定用户的访问权限，被授权用户输入账户及密码后方可登录。因此，对于高职院校而言，需要加强对数字档案管理工作的关注程度，通过数字化手段来提升管理水平，促进教学水平的提高。随着信息技术飞速发展，为保障信息安全，电子签章开始使用，与传统纸面签名或盖章相似，在纸质文档上添加一层安全认证标签后，便可通过电子签名验证身份。用户只能在得到该封面授权后才能登陆账户并浏览资料。基于此，本文提出将数字技术应用到职业院校收入档案管理中，通过数字签名技术对纸质凭证进行保护，同时采用加密算法保证数据安全性和完整性。此法可保证档案内容不受任意篡改，还可以进行信息使用者的分享。
3.对数字档案进行统筹管理
录入之初，数字档案比较分散，有必要借助数字平台对其综合整理归类，进而实行科学化管理，以使数字档案发挥其应有的功能。由于职业教育的特殊性，学生信息的保密措施较为严格。职业院校应深入分析数字档案管理现状，再结合存在的问题找到优化的具体措施，充实档案内容，增强管理科学性、针对性。随着计算机技术以及网络信息技术不断发展，数字化档案管理已经成为了主流趋势[7]。运用大数据技术收集的信息或杂乱繁杂、或反复出现等，访问数据库后，需深入剖析其品质，在创建数字档案的过程中，应注意对原始数据进行分析，分类处理。同时，还应该做好数据归档工作，确保能够形成完整系统的信息。通常资料都是通过输入、加工、检索、分析而成、展现等多个环节后，才能够达到数据共享的要求。职业院校应该从多个角度入手，将不同类型的数据组织起来，形成完整、系统的数字化文件。职业院校在建设数据档案过程中，还必须纯化数据，在计算机技术的帮助下，可将它们集成起来并分类，使分散的资料系统化，归入相应数字档案目录下。这样不仅有利于提升工作效率，还能保证数据信息更加准确可靠。信息使用者在登陆数字平台后，输入关键词即可以查找需要的信息；
同时，用户还可通过关键词查找相关信息；
或按关键词相近程度分类管理数据档案，使数据档案能对信息使用者起到全方位的服务作用。
4.对数字档案进行深入挖掘
数字档案建成后，只有深入挖掘它，方能显示其价值所在。在数字化时代，如何更好地将档案资源开发利用起来是当前研究的重点问题之一。对此，我们必须先建立档案资源管理体系，对各管理环节进行优化，做到管理结构合理科学，再深入挖掘数字档案资源，发现其有价值的部分，给信息使用者带来更好的共享服务等。在实际工作中，需要结合具体的需求制定有效的管理策略，从而更好地促进数字资源的建设与应用。数字档案管理涵盖了众多学科的内容，各个学科间的联系都不是很密切，影响数字资源深度开发与使用。在实际工作中，主要是以纸质材料为主，但也有部分资源来源于网络等新媒体形式；
有的来源于社会科学部门，有的来源于自然科学部门；
有的通过手机上传网络，有的通过电脑上传网络，数字信息较为庞杂。在数字化时代下，如何有效管理好这些海量数据是我们需要思考的问题。档案与信息管理部门首先应统筹规划，做到统一管理，并对信息的上传及操作过程实施全方位的监督和引导；
其次，各个职业院校还可以根据自身实际情况，制定相应的管理制度，保证数字信息在学校内安全运行；
再次，其他部门也应主动与档案、信息管理等部门紧密配合，形成合力，实现数字信息的综合管理，避免因各自为政造成信息混乱；
最后，在建设数字化校园中，还应该建立起相应的组织机构，为高校信息化提供强有力的保障。如图书馆，学生处以及教务处等，应主动与数字管理中心合作，做好数字档案管理，建设信息资源大统一体系，从而达到信息资源共建共享的目的[8]。
随着大数据时代的来临，信息共享已是普遍的趋势，职业院校建设数字档案，旨在更好地共享信息，使其他信息需求者亦能方便的获取有关资料，充分挖掘数字档案功能和价值。对此，职业院校档案管理部门应该积极主动地对资料进行采集与保护，发掘资料中有价值之处，适时上传至平台上方，更好地为他人提供共享服务。在信息化技术高速发展的今天，传统纸质档案管理方式已不适合现代社会发展需求。职业院校数字档案管理工作，唯有探索出一条行之有效的管理路径，满足新时期信息管理发展的需求，才能提高共享服务质量和效率。
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