张铁华
（辽宁省果树科学研究所，辽宁 营口 115009）
档案是人们在社会实践活动中直接形成的具有保存价值的历史记录。农业科研单位的档案是科研人员在科学研究、科技推广、经济建设服务等活动中形成的，是科研单位科技活动的真实记录和发展历史的见证，不仅可以全面完整地反映科研单位的全部科技活动，而且可为科研事业的发展提供参考和依据。
从这个意义上讲，重视收集、保存和利用好珍贵的档案材料显得尤为重要。
现以辽宁省果树科学研究所为例，结合档案管理工作实践和经验，对进一步做好农业科研单位档案管理提出思考建议。
辽宁省果树科学研究所（以下简称果树所）隶属于辽宁省农业科学院，其前身为“南满铁道株式会社熊岳城苗圃”，始建于1909 年，是一家以应用基础与应用技术研究为主的省级果树专业科研机构，也是我国建所历史最久、科技队伍最大、研究领域最广的果树专业研究机构之一。果树所拥有我国唯一的国家李杏种质资源圃和我国建园最早、收集北方林木树种最多的熊岳树木园， 现保存果树等资源3 000 余份、林木资源600 余份。
在建所百年的历史长河中，档案管理及利用一直贯穿果树科学研究的全过程。
1909—1949 年，果树所档案没有完整保存，大多被日本人带走或散落在民间。
中华人民共和国成立后，果树所开始注重档案管理工作，收集了一批珍贵资料，记述了单位的历史沿革，整理了园艺、种艺、作物、养蚕、林产、病理昆虫、畜牧、气象等方面的试验及研究成果。
1950—1965 年， 档案处于分散管理的状态。
期间，1953 年制定的《辽东省农业试验场各项工作制度修订草案》 明确提出重要技术档案由文书股统一管理。《一九六三年工作制度》则对科技档案管理提出了新的要求。随后制定的《科技档案管理制度》对科技档案管理界定得更为细致，分设了专题研究资料、专题学术资料和专题研究实物标本三类档案。
1966—1976 年，档案管理工作受到严重冲击，档案资料留存在有关科室或在个人手中保管。
1977—1989 年，果树所陆续恢复档案管理工作，清理了积存档案，对分散在部门和个人手中的档案进行收集和整理，设立了文书档案室（隶属办公室）和科技档案室（隶属科技科），选配了专职人员管理档案，并抽调力量抢救、整理散失的文件材料，使档案管理工作转入正轨。
在1986 年营口市档案局组织的档案管理工作检查评比中， 果树所档案工作多次受到表彰。1988 年1 月《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）颁布后，果树所档案管理实行统一领导和分级管理。
1990—2000 年， 果树所档案管理逐步向规范化标准化方向发展， 筹建了隶属于办公室的综合档案室，分设了科技档案库房和文书档案库房，对全所档案统一管理。1992 年11 月晋升为辽宁省二级档案管理单位。
2001—2021 年，伴随果树所科研事业的发展，档案管理工作进入全面提升阶段， 设立了集中库房，统一存放各类档案。各门类档案收集和整理工作不断加强，现代化标准化程度不断提升，2012 年晋升为辽宁省一级档案管理单位。
目前，果树所档案室共保管文书、科技、会计、基建等档案门类8 种， 存放文书档案1 871 卷5 813件、科技档案8 776 卷、会计档案7 947 册，为全所及辽宁果树科技事业发展留存了大量的宝贵资料。
2.1 加强档案管理，构建档案管理业务体系
一是构建档案管理网络。果树所把档案管理工作纳入目标考核，建立健全档案管理体系。
组建档案工作领导小组，明确由所长分管档案工作，办公室负责日常档案综合管理，逐步形成以专兼职档案人员为骨干的档案管理网络。
二是搭建档案宣传平台。
开展档案法律法规宣传，普及档案知识。通过张贴宣传画、组织档案知识竞赛、 开展国际档案日多载体宣传等途径，强化全所职工档案意识。三是完善档案管理制度。建立健全各项档案管理制度，包括《档案人员岗位责任制度》《档案收集整理制度》《档案借阅制度》《档案保管制度》《档案鉴定销毁制度》《档案保密制度》 等，明确档案工作具体任务和操作要求，使各项制度得到真正落实。
四是强化档案业务学习。
组织人员参加辽宁省档案局举办的档案法规培训班、 档案学术研讨会、档案经验交流会，到其他单位参观学习，借鉴先进管理经验，拓宽档案人员专业知识，增强档案管理水平和服务技能，提升档案工作标准化专业化水平。
2.2 注重档案收集，强化档案管理保护
一是加强档案资料的收集。制定《档案管理办法》《分类方案》《文件材料归档范围和保管期表》，注重常规文件的归档收集。文书档案及时催交，及时归档，做到随办随归；
科研档案实行统一管理， 确保完整、准确、系统、安全。科研档案与计划管理、成果管理、推广管理、人员重审紧密结合，实行“四同步”管理，做到“立项建档、过程管档、验收存档、成果归档”。
二是强化档案管理保护。
档案库房面积75.5 m2、阅览室20 m2、办公室20 m2。档案库房配备了监控摄像头、防盗门、遮光窗帘等安全防护设施，安装了温湿度表，强化了档案安全保护，达到了防火、防盗、防虫、防光、防潮、防高温、防尘、防鼠的“八防”标准。2013 年加大档案库房装修投入，购置档案专用密集架，使档案管理更加规范、合理、有序。
三是加强信息化建设。
将档案信息化建设纳入单位信息建设规划和全所目标管理体系，购置了档案专用电脑、扫描仪、打印机、复印机、防磁柜、碎纸机等，安装了清华紫光档案软件，建立了档案计算机管理系统，以满足档案现代化管理对数字化设备的需要。
将2004 年以来的文书档案录入电脑进行数字化处理，通过电子文件挂接，实现了电子化管理。
现已完成永久与定期纸质档案5 813 件、电子目录8 万余条，实现了纸质档案与电子档案的同步归档。
设有专业的摄像和摄影人员，定期将影像和照片移交档案室。
在果树所网站上设置档案专栏，及时宣传档案工作。
2.3 加强开发利用，盘活档案信息资源
一是完善档案检索工具，扩大覆盖面。
实行档案微机系统化管理，编制各类案卷目录，包括：文书档案目录、文件字号索引、人员任免索引；
科技档案总目录、分类目录；
会计档案目录、基建档案目录、实物档案目录、声像档案目录等。二是加强档案编研工作，拓宽利用渠道。
在编写档案编研材料过程中，充分利用档案资料，拓展编研形式，力求做到全面、真实、准确地总结和记录单位发展历程。
现有编研材料包括《所志》《规章制度汇编》《科研成果汇编》《本所概况》《大事记》《组织机构沿革》《年鉴》和宣传片、画册等，扩大了档案利用效果，在查阅、宣传、交流等方面发挥了重要作用。三是增强档案利用效果，盘活信息资源。档案信息为领导决策、课题申报与验收、重大项目实施、成果鉴定与报奖、资产清查、土地使用、房屋修建、职工调资、职称评聘等提供了真凭实据。
以果树所“中东铁路建筑群——满铁农事试验场熊岳城分场旧址”申报第八批国家级重点文物保护单位为例，在此次申报过程中，档案室查阅了大量资料，包括日文档案《农事试验场业绩·熊岳城分场篇》《标本园树种目录》，以及《辽宁省果树科学研究所所志》《辽东农业试验场概况》《熊岳树木园100 年》等。
在充分利用这些文字、照片、图纸等珍贵历史档案资料的基础上，最终形成了系统而详实的申报材料，并于2019 年申报成功，展现了档案的利用价值，提升了果树所的影响力和知名度。
3.1 着力推进档案管理信息化规范化
信息化建设在农业档案管理中的推广和应用，不仅可以实现农业资源的网络交流与共享，提高档案的流通和利用，改变以往农业科研的封闭、陈旧模式，而且可以加速科研成果的交流、转化、推广和利用[1]。
但在果树所档案管理工作实践中，尽管在应用档案软件管理系统方面做了一些工作，但如何与办公自动化融合打造数字化档案平台，还有待探索。
需要进一步优化现有档案资源体系，推动档案管理更加科学化规范化标准化，提升科研单位档案管理现代化信息化智能化办公水平。
3.2 着力提升档案人员管理水平
组织专兼职档案员参加业务培训，或到档案管理先进单位学习借鉴先进管理经验。邀请档案工作专家到单位专题讲座，扩展视野、更新知识。鼓励档案管理人员立足岗位创新开展档案管理研究， 发挥其专业性、技术性、实践性、创造性。通过各种渠道，加强人员培训，提高综合技能，提升单位档案科学化管理水平。
3.3 着力增强科技人员档案意识
加强《档案法》宣传，开展全员档案宣传培训，引导科研人员养成重视档案、保管档案、用好档案的习惯，增强自觉归档意识，逐步形成人人关心档案工作，人人参与档案工作的良好氛围。建议将档案工作纳入单位考评体系，并作为成果审定、职称评定的重要条件。
3.4 着力挖崛档案信息开发利用潜力
档案既要服务于科学研究， 也要为农业生产服务。
其中，农业科研项目档案是围绕特定科研项目形成的有保存价值的项目文件集合[2]，在项目申报到执行再到结题的全过程中，在确定研究方向、设定技术路线、制定实施方案、开展课题申报等方面，档案资料可为项目提供信息资源支撑。应建立科研项目管理与科研档案管理一体化模式，切实把科研档案建档工作纳入科研管理的工作制度，使科研管理与档案管理融为一体、相得益彰[3]。
3.5 着力增强档案保密信息安全意识
强化科技档案管理意识[4]，做好大数据环境下档案数字资源的安全管理。
档案专用计算机需物理隔离、专人专用，确保系统和信息可管可控。
加强对科研人员和档案人员的保密教育， 确保档案信息的绝对安全。
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