摘要:要提高院校行政效率,不仅要建立完善的校园网络体系,加强网络管理的科学性和规范性,而且还必须将网络化管理与院校的改革结合起来,形成一个完善的管理体系。
关键词:院校;行政效率;管理
中图分类号:G647文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)09-0221-02
提高行政效率不仅是网络化院校行政管理活动的出发点和最终目标,也是院校行政管理的生命线。在互联网已成为院校行政管理基础的情况下,按照信息化要求改革院校行政管理模式,已经成为提高院校管理效率的根本途径。
一、提升院校行政效率的基本标准
“所谓院校行政效率,是指在保证院校活动目标正确,并给教学科研带来有益成果的前提下,行政活动的投入与产出之比率。其公式为:行政效率=行政产出/行政投入。”[1]目前,全国各院校都通过网络化提升行政效率。运用网络化系统实现资源共享,优化精简办公程序,不仅是加快人才培养,减轻学生负担,实现教育目标的重要条件,也是提高行政效率的根本方法。由于院校管理是一种极为复杂的社会活动,构成行政效率的各种要素在不同的环境下,在不同的管理层次上表现形式不同。为使院校管理效率的测定科学化,应从中国院校管理的实际出发,逐步建立起规范化的网络化院校行政效率评估测量标准体系。
1.网络化院校行政工作的质量标准。网络化院校行政工作质量标准,包括网络化院校决策质量标准,网络化行政管理工作质量标准,网络化院校执行工作质量标准。
行政决策是院校管理的中心环节。决策质量对整个行政活动的效果有着决定性的作用。网络化院校的决策质量标准主要包括两个方面:一是方向标准。即网络化院校行政决策是否符合院校发展目标和学生对教学的要求。二是优化标准。即是否选择了最优的行动方案。与传统的院校行政决策质量要求相比,网络化院校行政决策的质量更强调科学性,更注重决策的定量分析和数学模型的运用,即由经验型决策向专家智能型决策转变。
中间管理层工作质量的主要标准有:对上级命令执行的程度,反馈下层信息的准确和及时程度,管理系统内部协调一致的程度,对所属部门工作的指挥是否正确、有效、灵活,能否及时有效地处理突发事件等,所有这一切又集中表现在为师生的服务上。在现实生活中,师生需要加快与上级的沟通速度,减少中间环节也是一种工作质量的提高。
院校具体执行层大部分是操作性工作,可以按不同岗位,具体制定工作质量标准。一般有:服务态度好坏;有无严格的工作程序标准,其执行程度如何;工作成果是否符合计划要求;服务对象满意程度等。在网络化条件下,具体执行工作的根本质量标准是,是否能满足师生对行政机构的要求,建立以师生为中心的服务体系。
2.网络化院校行政工作的时效标准。“时间是行政效率的重要因素,测定行政效率高低必须有时效标准。” [2] 网络化院校时间标准可分为两类:一是完成某一行政行为的速度标准;二是完成某一行政行为的时限标准。在网络化条件下,由于采用了大量的信息技术,行政工作的时间大大缩短,为师生服务的时限也不断减少,但网络化院校行政工作的时效标准不仅限于减少时间,而且还应该根据社会的进步,尽可能地使师生在生活场所就能完成原来只有到院校机关才能办完的公务,从根本上节约师生的时间。在实践中,要根据网络化院校的特点和条件,为每项行政工作设定速度标准和时限标准,并不断完善。
二、提高行政效率的基本方法
院校行政效率的高低受一系列因素的影响,主要包括组织因素和非组织因素。前者包括机构、人事、程序、方法等因素;后者包括道德、心理、社会、科技等因素。要提高院校行政效率,就必须根据网络化院校的特点,寻找提高行政效率的方法。
1.构建电子校园。电子校园集现代院校管理体制的优点于一身,是网络技术条件下世界各国院校行政管理追求的目标。构建电子校园主要应抓好以下几方面的工作:
“构建电子校园平台。它包括两个方面:一是网络校园的硬件建设,形成一个完整的院校办公自动化网络体系。二是网络校园的软件建设。” [3]它不仅包括院校网络服务应用软件,还包括数据的采集、输入、归类和应用。
按照网络化院校的要求,理顺院校行政管理与党组织管理及其他社团管理的关系。明确院校行政管理的职能、职责和权限,将院校行政部门不该管、管不了也管不好的事务,交给社团和其他组织,在此基础上,建立院校行政管理系统,实现网上办公,网上服务,“一卡通”,以方便师生的学习和生活。
按照网络化院校的要求重新界定各职能部门的职责。合理划分院校各部门的职责和任务,确保责、权、利关系的一致性,防止政出多门、权责不清,提高行政效率。
按照网络化院校的要求科学设置行政职位和人员编制,杜绝机构虚设、机构臃肿、人浮于事。使行政组织在精简、高效的原则下实现良性运转,提高组织效率。
按照网络化院校的要求健全行政组织的监督与保障机制,确保院校管理目标的顺利实现。同时运用网络系统扩大师生的管理参与度,在信息互动中使决策更加高效科学。
2.提高管理科学化现代化。院校行政管理的科学化、现代化是指院校行政机关的各种行政管理活动都必须遵循客观规律,按照科学的方法进行管理,利用现代化的管理思想和科学技术手段,开展行政管理活动。科学化是现代化的基础,现代化是科学化的必然追求。
网络化院校管理的科学性、可行性如何,直接影响到行政活动的方向、速度,影响到行政资源的配备,影响到行政管理方法和技术的合理使用,影响到行政效率,并决定着行政管理活动的成败。
“坚持行政管理科学化、现代化,必须制定科学的行政计划,一切行政管理活动都必须围绕既定的行政计划展开。”[4]在构建院校行政体系时,还必须统筹全局,遵循科学的原则,明确行政管理的方向、目标、任务、政策、方法、技术及其他要求,按照科学的程序,提高管理水平。
3.开发人力资源。人是社会之本,人的创造力是社会发展的重要力量源泉。虽然网络系统能够代替大量人的工作,但在以管人为特征的政务面前,发挥人的作用仍然是网络化院校建设首先要考虑的问题。网络不仅不能取代人,相反,由于技术的进步,它更需要高科技的人才,更需要在政务行为中开发人才资源。
在网络环境中开发人才资源,一是要利用网络化院校的有利条件,把行政人员从大量重复劳动中解放出来。二是借助于网络技术,提高行政人员的工作水平。三是不断加大对机关工作人员的培训力度,全面提高机关工作人员的素质,尤其要提高各级领导干部的政治理论、业务知识和管理技能。
4.强化制度约束。在网络化条件下,强化约束机制主要应做好以下几方面的工作。
●明确岗位、责任和利益。即以事定岗,以岗定责,以责定利。这样做,减少了传统体制相互扯皮的现象,每一个工作人员工作的效率和成绩如何,可以根据各自完成的任务,进行定性和定量分析,以往进行定量分析会遇到很多技术上的困难,在网络条件下,这些困难将不复存在。由于各行政人员岗位、责任和利益明确,必将极大地提高行政效率。
●行政管理制度化。即将原来行之有效的零碎管理方法上升为制度,形成统一的标准和规范,每一个人都受这些标准和规范制约,都按这些标准和规范行事,做到有令就行,有禁就止,行动一致地完成行政任务。
●行政行为法制化。即将院校的行政制度上升为法规,所有人都必须以法规办事。
三、提高行政效率应处理好几个关系
1.提高院校行政效率必须凸显以人为本的管理理念。院校行政效率,不仅是工作方式的转变,更需要管理方式革命。实行网络化管理后,原来由多个部门或专业人员完成的工作,转由一个人或几个人组成的“工作小组”来完成,院校行政管理人员将获得独立解决问题的行动自主权。“对行政人员的管理方式不是监督、控制,更多是指导、帮助和支持,考核方式也由部门工作量的考核,转变为以业务小组为中心的绩效考核。”[5]由于新的管理流程对行政人员的综合素质和能力要求的提高,行政人员必须具备基于处理多项业务、协同作业、信息化集成管理等新流程所要求的知识和业务能力,因此,在管理过程中,必须突出以人为本的管理理念,包括对被管理者的人性化管理和对管理者本身的人性化管理,全面提升以人为本的管理水平。
2.提高院校行政效率必须与院校信息化建设同步进行。信息技术是提升院校行政效率的“发动机”,而院校行政效率只能在信息技术创新的基础上才能发挥效能。院校行政效率就是建立在信息集成原则和信息化基础上的组织再造。信息技术应用的真正力量不仅仅是使以往的活动做得更好,而是要突破原有的一些默认和规定,创造出一种全新的组织结构与工作方法,使院校的管理模式和服务质量发生质变,这也是院校行政组织再造的基础所在。
3.提高院校行政效率必须与院校改革同步进行。提高院校行政效率,不仅需要管理流程的转换,还涉及“院校行政组织的制度改革、行政组织的结构调整、行政人员能力的提高以及行政组织文化的再造。” [6] 具体来说,提升院校行政效率的配套措施至少应当包括以下几个方面。
●转变院校管理职能,将非教学科研的管理行为从原有的行政业务流程中剔除出去。
●尽可能做到对现有行政组织和服务职能的集成化,并以法定化的方式明确院校行政业务流程的范围与边界。
●根据优化后的行政业务流程,调整、撤并不必要的行政部门,减少不必要的行政层级、裁减不必要的冗员,使行政组织结构扁平化、精干化。
●废除不必要的规章制度和烦琐的程序,简化办事手续,并对基层管理人员扩大授权。
●建立跨部门的管理机构、配备强有力的领导,制定行政业务内部的运转规则,各行政业务之间的关系规则,以院校中心工作为主轴,形成新的工作模式。
●建立沟通行政组织内外的电子化信息传递网络,并通过技术维护,确保行政管理信息的畅通与安全。
●行政人员要转变观念,树立以服务为导向的工作意识,并通过培训、信息共享以及构建学习型组织,全面提升行政人员的综合知识水平和信息处理能力。
●通过建立一种鼓励创新、相互沟通、积极协作、强烈事业心和使命感、善于自我管理的行政文化,确保行政人员管理责任的内化。
参考文献:
[1]濮小金.对院校信息化体制架构的深思考[J].社会主义研究,2009,(12):35.
[2]包玉娥.当代中国政治制度[M].北京:学习出版社,2000:162.
[3]安德妹.加强管理 强化服务 加快发展 提高效益[J].后勤管理,2007,(7):58.
[4]曹晶璞.高校行政管理工作高效性的对策研究[J].商情,2009,(12):61.
[5]濮小金,司志刚.电子政务[M].北京:机械工业出版社,2006,(6):231.
[6]许立一.行政组织再造之探讨[R].国政研究报告,2002:2.[责任编辑 陈凤雪]