关键词:高校图书馆;随书光盘;光盘管理;光盘利用;电子出版物
摘 要:本文介绍了随书光盘的种类及分析了当前各种管理方式的特点,探讨了高职院校图书馆在随书光盘的编目、管理和利用等方面的问题,使之更好地为读者服务。
中图分类号:G255文献标识码:A 文章编号:1003-1588(2009)05-0091-03
1 引言
近年来,随着计算机技术、信息存储技术、多媒体技术的迅速发展,凭借物理体积小、信息容量大、感观性强、检索方便等优势的电子出版物的大量涌现,许多文献在出版纸质印刷品的同时,会附带一张或几张对其内容进行图文声像的说明、解释和演绎的光盘,它们共同构成一个整体的信息表达。因此高职院校图书馆应把随书光盘与纸质文献、电子出版物进行系统化集成管理,建立科学、合理、便捷的管理系统,全面向读者提供利用服务,满足读者需求。
2 随书光盘的类型
区分随书光盘的种类,是对它进行管理和利用的基础。到目前为止,随书光盘的分类没有统一的标准或规定。笔者认为从光盘与图书内容的联系程度可将其分为如下类别:
2.1 附件型:这是目前的主流光盘。通常与图书有最为密切的联系,光盘的内容往往是图书内容的延续、说明和理解,操作性极强。光盘离开图书就失去使用价值,而图书离开光盘便显得欠缺、不足。如语言类的光盘。
2.2 独立型:光盘能够独立使用,其所涉及的内容书中都已经提到,光盘的内容常常是一些能够独立运行的软件、程序或文本。如计算机类的光盘。
2.3 并列型:光盘内容是图书的电子文档,在内容上二者完全一致,只不过是提供了别的载体和利用方式,需要专门的阅读工具来阅读。
2.4 主件型:这类光盘往往比图书显得更重要,而图书却变得是次要的。
2.5 综合型:图书内容基本完整,但随书光盘补充了书面文字不能提供的效果,使之对文字的理解更深刻、更透彻。
2.6 交互型:以学习型光盘居多。图书内容与光盘环环相扣,读者通过电脑可以实现人机交互的目的。
3 随书光盘现行管理模式的比较
通过对高职院校图书馆随书光盘管理模式的调查和网上收集得知,随书光盘大致经历了三个过程。初期阶段,书和盘一同入藏,一同外借。分离阶段,书和盘分别入藏相关部门。加工利用阶段,将其内容数字化,存放于图书馆专用服务器上,供读者使用。
3.1 书盘合藏合借、合藏分借
光盘和图书作为一个整体,同处一室,有些馆不把光盘从书中剥离,直接随书上架;有些馆则把贴有书标的光盘集中存放在流通前台,读者在借阅图书时都可实现同步借阅,还书时一同归还。这种模式管理起来较简单,适应读者正常的文献借阅利用习惯,不涉及版权问题。但也存在明显不足,一是不利于光盘的保护和长期保存,从而影响其他读者对光盘的利用;二是光盘缺少防盗措施,加上归还时管理人员不易发现问题,也会人为造成财产上的损失;三是光盘不能单独借阅,馆藏也不易统计。
3.2 书盘分藏分借
图书和随书光盘有相同的索书号,这样书盘可以联系起来,便于查找利用,在进行统一加工编目后,分别进入典藏流通。随书光盘进入多媒体阅览室,由其负责管理、开发与利用。读者可根据书名页上的“本书附X张光盘”的提示,来选择是否外借光盘。此模式降低了光盘的无效流通和损耗,附盘能单独办理借阅手续,且能借助良好的防湿防尘的硬件环境来保存光盘,方便管理。但是由于书盘分处两地借阅,会存在有书无盘或有盘无书的现象,降低了辅助学习的作用,导致利用率的下降。同时也受到了地点、时间的限制。
3.3 网络共享
随书光盘的网络化管理一方面符合网络时代人们从网上获取、阅读信息的新思维方式,同时也是图书馆利用网络资源开展信息服务,改善服务质量,提高服务效率的新举措,同时更是图书馆以人为本的服务概念和服务意识的更新、转变和提高。另一方面它减少了光盘外借周期长造成的信息效用滞后。目前比较先进的是将光盘的数字化资源放置于存储设备(如FTP服务器、Web服务器、光盘网络镜像服务器等)上,形成光盘的信息数据库,并实现与图书馆OPAC的链接,供读者在知识产权允许的范围内在线浏览或下载。它的优势在于一次安装可多次重复使用,实现信息共享,保证馆藏的完整性,提高光盘使用率和服务效率,读者可不受空间、时间、地点限制。可是该模式前期的拷贝量很大,对资金、技术、设备方面要求较高。
4 随书光盘的管理对策
根据光盘的特点,如何规范而有效的管理与利用这部分资源,使其发挥最大的文献价值,就成为当前各高职院校图书馆亟待解决的问题。
4.1 采购上坚持书盘配套的原则
面对文献载体的电子化和文献资源的多样化,在文献采购过程中,对有附盘的图书要坚持配套采购的原则,保证文献信息的完整性,减少读者使用带有附盘图书的困难,加深读者阅读带有附盘图书的理解。一般随书光盘的价格是包含在书价中,订购了图书自然配套的光盘就会随书到馆。可有些附盘是另外计价的,此时就要求采访人员要有高度的责任心和细致的工作作风,将其圈选,才不致于出现书盘脱钩的现象。
4.2 与图书一起细致验收
在验收文献同时,对随书光盘也要进行验收。首先核对随书光盘的数量是否与图书一致,避免发生有书无盘、有盘无书或书盘错配的现象;其次检查随书光盘的质量,看其是否有裂纹、损伤,上机检查能否运行阅读并杀毒。发现上述问题应及时与书商联系,更换或索要合格光盘。
4.3 科学合理的著录
随书光盘是图书的附件,是对图书的解释和补充,现行的《中国文献编目规则》规定,以印刷型图书为主的多载体文献,应作为一部完整的图书著录,因此做为一个整体来处理是恰当的。以图书为主要信息源进行CN—MARC格式著录,光盘信息作为附注信息源加以补充,录入书目数据库。目前我国对随书光盘的的著录格式尚无统一的标准,笔者认为可以借鉴CN—MARC格式在管理系统中对一些相关字段做相应处理和着重著录。
4.3.1 010字段(国际标准书号)。书价中包含光盘价格,则在$d图书价格后用括号注明“(含光盘)”;如果不含,则著录为“(附光盘)”。光盘上另有ISBN号,重复著录010字段,$b子字段著录为“光盘”。光盘有ISRC号,启用016国际标准音像编码(ISRC)字段。然后在307字段$a中著录“附光盘:ISBN/ISRC…”。
例1:010##$a978-7-01-006093-4$d CNY36.00(含光盘)
010 ##$a978-7-900196-99-6$b光盘
307 ##$a附光盘:ISBN 978-7-900196-99-6
例2:010 ##$a7-80730-110-4$dCNY48.00(附光盘)
016 ##$aCN-R04-06-0028-0
307 ##$a附光盘:ISRC CN-R04-06-0028-0
4.3.2 215字段(载体形态项)。著录随书光盘的数量,一般书中配有几张光盘就在$e子字段著录几张。
4.3.3 3-- (附注块)。对附件内容做进一步揭示与描述,可启用相关字段,以全面反映附件内容。常用的字段有300(一般性附注)、307(载体形态附注)、337(系统需求附注)。如当附盘与图书的题名不一致时,可在307字段对附盘名称给以说明,并在517字段(其他题名)或540字段(补充的附加题名)给予展示。
例:200 1#$a我的祖父马连良$f马龙著
307 ##$a附光盘:ISRC CN-E28-06-331-00京剧大师马连良经典唱段
540 1#$a京剧大师马连良经典唱段
4.3.4 610字段(非控主题词)。《中国机读目录格式使用手册》中没有用于检索图书是否带光盘的字段,造成馆藏目录检索时无法针对图书是否带有光盘进行查询。笔者认为,在现有状态下,可以启用610字段,著录“附光盘”,届时在主题词检索条件下输入“附光盘”就可以检索到所有附盘图书数据。
4.3.5 856字段(电子资源地址与检索)。输入获取随书光盘的有效的电子地址和通过指示符1所示的检索方法。实现管理系统与随书光盘信息数据库的链接检索光盘内容全文。
4.4 加工
在书名页上盖章注明“本书附X张光盘”,以指示读者到相应的地点借阅。将光盘装入保护袋中,在袋上贴上与图书相同的索书号、条形码号,一般不直接贴在读盘的盘面上,以免光盘运转不平衡或无法读取数据。完成后将图书和光盘交予相关流通部门。
5 提高管理效率和利用率的思考
5.1 加大宣传、培训力度,主动为读者服务
一方面除要在编目阶段进行充分揭示外,还可以在图书馆网页上编制导航系统和用户操作指南,提供馆藏随书光盘的网上检索功能,让读者可以能更熟练通过各种途径来检索所需的电子资源;定期统计光盘借阅率或访问量,公布最受读者欢迎的光盘信息;设立交流论坛,读者可随时通过论坛推荐光盘、发表看法、提出问题等等。同时“新书通报”反映最近入藏的新书附盘。另一方面要有目的有计划地通过各种途径做好读者教育工作。如利用多媒体教室,开设使用讲座,人手一机,管理人员边讲解边操作,读者边听边实践。在文献检索课教学中介绍馆藏光盘种类、检索方法、收藏地点、借阅和使用办法。管理人员还可以利用平时在借阅工作中读者遇到的问题随时讲解。
5.2 合理选择,定期筛选
随书光盘的数量每年都在递增,这给有限的空间带来了不小的压力。加上图书的不断购进,相似内容的随书光盘数量也不断增加。因此对新光盘的选择和对已有光盘的剔除、替代以节约资源空间,成为网络管理不可忽视的问题。为此各高职院校图书馆要根据随书光盘与原书的关联程度及所发挥作用的基础上制定随书光盘的典藏管理规则,使之有章可循。如通过检索系统和流通系统统计,将查看率和借阅率高的光盘或脱离书本可独立使用的光盘予以长期存放;对内容过时或使用率不高的数据进行删除或更换,节省服务器的存贮空间。
5.3 实现资源网络化,提高利用率
首先要有一个完善的校园网络环境,读者也具备网络终端条件,实现阅览光盘。其次图书馆要为光盘资源上网提供物质保障和技术支持。然后本馆根据技术力量、光盘数量等实际情况来选择资源网络化管理方式。但任何形式的资源网络化都必须以方便读者、提高资源利用率为准则。管理人员把挑选出来的随书光盘资源和本馆的其他电子资源等整合起来,形成有本馆特色的数据库,将会极大满足读者需要。
5.4 提升自身业务能力,提高服务质量
随书光盘涉及许多门类、专业,这要求管理人员在学习和实践中不断提高自身专业素养,完善自己的知识和能力结构,熟悉馆藏,熟练掌握光盘操作技能,随时解答读者提出的问题。做好导读工作,成为读者的信息向导,指导读者使用光盘获取所需信息,不断提高读者光盘利用能力。另外还必须不断学习更新计算机硬件、软件及网络知识,使之成为硬件应用和维护的好手,让设备处于最佳运行状态。
5.5 保护知识产权,控制使用范围
随书光盘不仅是一种出版形式,也是一种作者的创作方式,属知识产权和版权范畴。随书光盘上网是否侵权尚无定论。图书馆作为随书光盘的“软件的合法复制品所有人”,对其进行网上管理和外借服务,极大方便了读者阅读利用,属非赢利性质,但为避免不必要的纷争,一方面要通过采取技术措施如IP地址过滤和用户名限制读者的服务范围,控制网络共享随书光盘资源的用户群,实现对光盘使用范围的管理。另一方面通过反复制、反下载等技术防止资源被过度使用。
6 结束语
总之,随书光盘丰富了馆藏文献的载体形式,是网络环境下图书馆信息服务的一个重要组成部分,也体现了图书馆适应网络环境,拓展信息服务内容,提高服务效率的新服务理念。高职院校图书馆要因馆制宜,利用现有图书馆自动化管理集成系统更好地管理和利用随书光盘,充分挖掘文献价值,探求适合自身发展的最佳管理模式,才能有效发挥这巨大的信息资源的作用。
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