[摘要] 目的 了解目前血站档案管理现状，反映存在的问题，提升血站档案管理水平。 方法 通过对12家血站档案管理现状的调查，提炼分析存在的问题，提出对策与思考。 结果 存在的问题有：档案工作与血站整体发展不相适应；重管轻用，档案信息资源开发利用率不高；人员培训少，高素质档案管理专业人才紧缺；档案管理信息化进程缓慢，缺乏统一规范的行业管理标准；归档整理模式和文件处置存在弊端，对非纸质档案重视不够。 结论 争取领导的重视和支持，实现档案工作与血站同步发展；注重档案信息资源开发利用，服务于血站中心工作；加快人才的培养和引进，不断提升档案人员的业务素质；加快血站档案管理信息化建设，建立全文数据库；以ISO9000质量管理体系为框架建立血站档案管理体系；规范档案管理程序和范围，妥善处置不归档文件材料。
[关键词] 血站档案管理；现状；思考
[中图分类号] R197.2 [文献标识码] C [文章编号] 2095-0616（2012）24-179-03
血站档案是指在采供血工作和管理中所形成的具有保存价值的以文字、图像等形式为载体的原始资料。不仅包括采供血业务档案，还包括文书、基建、设备以及科研等各种档案，是留备查考的历史记录，具有原始凭证作用。对研究和借鉴血站发展史经验，总结血站学术、技术进步和推动输血医学发展都具有重要的参考价值。随着我国法律法规的不断完善和公民法律意识和自我保护意识的增强，使加强血站档案管理工作水平显得更加重要和紧迫。下面笔者根据对12家血站调查情况，就当前血站档案管理的现状及存在问题的思考作进一步初步探讨。
1 现状与存在的问题
1.1 档案工作与血站整体发展不相适应
调查的12家血站基本可以分为3类，即省级达标、市级达标和尚未达标。其中，5家达到省级档案目标管理标准，且档案库房面积在70～200 m2之间，均为2000年后投入使用；4家达到市级档案目标管理标准，档案库房面积在40～50 m2之间，均为1998年之前投入使用；其余3家无达标，档案库房面积小于40 m2，1家2000年后投入使用，2家1998年之前投入使用。由于受到条件限制，5家档案库房面积已不能满足现在或未来5年工作需要。多数血站虽然在档案管理达标过程中均建立了档案管理网络、档案管理小组等完善的档案管理组织机构和相关制度，但由于部分血站领导和业务人员对档案管理工作的重要性认识不够，档案员队伍不稳定等因素综合影响下，使得设立的管理组织机构和制定的规章制度执行力和约束力不足，更新完善滞后。在血站管理不断向现代化、信息化发展的进程中，对档案的信息化建设的思考和研究较少，档案工作与血站整体发展不相适应。
1.2 重管轻用，档案信息资源开发利用率不高
调查的12家血站中，普遍存在档案管理者满足于档案收集、管理，针对档案信息资源的编研、统计分析等二次或三次开发利用率偏低。编研成果也多为“大事记”“组织机构沿革”等查考性材料，编研选题范围较小，形式过于单一，对采供血业务工作中具有参考与指导作用的编研成果还不够多。许多珍贵的血站档案材料和业务档案处于“沉睡”状态，利用率不高，价值体现不足。
1.3 培训少，高素质档案管理专业人才紧缺
从12家血站档案工作人员基本情况统计看，综合档案员12人，其中专职仅2名，占17%，近5年参加档案部门培训2次以下者5名，占42%，各业务部门的档案管理员全部为兼职人员。因兼职过多，年龄组合偏高，培训机会少，使得血站档案管理队伍专业知识缺乏、整体素质偏低，档案工作处于被动应付状态，制约了血站档案管理工作的专业化和现代化。
1.4 档案管理信息化进程缓慢，缺乏统一规范的行业管理标准
调查表明，血站档案管理信息化建设进程缓慢，尚未被真正摆上议事日程，目前12家血站虽都已应用计算机辅助管理档案，并拥有档案管理软件，但功能只局限于目录检索，没有建立全文数据库。调查中，只有1家省级血液中心及2家地市级中心血站表示正积极申请财政资金，考虑通过扫描、缩微等手段对档案资源进行全文数字化存储，建立档案全文数据库，逐步实现血站档案管理信息化。但血站档案管理信息化建设是一项周期长、难度大的系统工程，血站将面临工作任务面广、量大，资金投入大，专业技术人才紧缺等困难。
此外，由于血站系统尚没有统一规范的行业档案管理标准，各地血站各有各的档案管理体制和模式，目前使用的档案管理软件五花八门，标准不统一，管理不一致，这在很大程度上阻碍了统一的血站档案管理信息系统的研发。12家血站的档案管理者都迫切需要建立统一的采供血机构档案分类规则和行业标准等。
1.5 归档整理模式和文件处置存在弊端，对非纸质档案重视不够
目前，血站系统档案归档整理模式存在弊端，一是不少档案资料特别是质量记录表单和文书往往年末一次性清理上交，集中交档，这直接导致了综合档案员年终工作量和工作强度成倍增加，使得分类立卷工作质量下降，容易出现工作失误；二是多数血站偏重于纸质业务档案的管理，对电子档案、计算机软磁盘、光盘、软件、照片等非纸质档案的管理还需进一步加强和规范；三是对于不归档文件材料， 如重份文件、未成文的草稿、统计草表等， 往往被忽视而没有纳入档案管理范畴， 易因保管、使用和处置不当而造成丢失[1]。
2 对策与思考
2.1 争取领导的重视和支持，实现档案工作与血站同步发展
不断优化血站档案管理工作的外部发展环境，加大档案管理工作重要性和作用的宣传力度，争取领导的重视和支持。将档案管理制度和相关知识培训列入血站年度培训计划，不断提高全员档案意识，加强档案管理各项制度的执行力和约束力，实现档案管理工作与血站的其他工作同步规划，同步发展。
2.2 注重档案信息资源开发利用，服务于血站中心工作
要想充分发挥血站档案的潜在作用，使其服务于血站中心工作，就必须进一步注重档案信息资源的开发利用，积极开展深层次的档案编研工作。有条件的省级血液中心可以成立专门的编研机构，配备编研人员，加强编研工作的制度建设，为编研工作的开展创造必备条件[2]。血站档案工作者应该更新观念，从“闭馆锁库”“ 重藏轻用”转向“管用结合”，既要制定好编研规划，又要适时调整编研选题， 拓展服务领域。在编研过程中要充分与业务人员进行交流探讨，共同完成对档案材料的深层次加工编研[2]。血站的编研工作要紧紧围绕血站的工作需要，为领导的工作决策和无偿献血事业的发展，提供间接或直接的重要信息。编研选题上应围绕反映血站中心工作和主要业务活动来开展，使编研工作具有显著的血站特色和专业特色，确保编研材料能最大限度地满足血站的实际工作需要。
2.3 加快人才的培养和引进，不断提升档案人员的业务素质
要实现血站档案管理工作的专业化和现代化，关键在于加快人才队伍的培养和引进。（1）血站领导应重视档案管理人员的配备和培养，将档案管理知识培训列入每年的继续教育项目，有计划地开展单位内部和行业内部档案专业培训工作，让血站档案人员系统地、全面地学习档案专业知识、了解档案事业发展新状况。（2）随着血站信息化建设步伐的加快，血站电子档案材料已开始成为当前档案较普遍的载体形式。因此，血站档案人员不仅要自觉加强对档案专业知识和采供血专业知识的学习，还要努力使自己成为具备既懂电子档案管理又懂信息技术、知识结构合理的复合型、高素质档案管理人才，不断提高血站系统档案信息化建设水平。
2.4 加快血站档案管理信息化建设，建立全文数据库
针对目前血站系统档案管理信息化建设滞后的现状，应分步实施，有重点的抓好全文数据库建设：（1）应尽快出台全省或全国统一的采供血机构档案分类规则和行业标准等制度，统一血站档案管理模式和标准，实现档案管理一体化，为信息化建设做好铺垫。（2）各地血站要按照规划，舍得投入，配置计算机，添置缩微设备和扫描仪、打印机、复印机等现代办公设备，在现有血站管理信息系统中增加记录管理和档案管理功能模块，在两个模块之间增加一个“电子归档”的过渡程序，以实现记录管理与档案管理之间的衔接，方便记录的过程管理和立卷归档。（3）在遵守国家、行业各类法律法规和标准的前提下，从实际出发，确定数字化的范围，分清轻重缓急，优先对重要的、专业性强的、利用频率高的业务档案原件，通过扫描、缩微等手段进行数字化，“数字图像”进入到血站管理信息系统，建立全文数据库，实现档案图文信息的全文检索[3]。（4）加强信息安全防护，实行数据备份第三方保管。
2.5 以ISO9000质量管理体系为框架建立血站档案管理体系
血站建立档案管理体系可以以ISO9000为框架和标准，将档案管理体系文件全面纳入血站质量管理系统工作，通过定期内审和管理评审，使血站档案管理水平不断持续改进。在建立
和实施质量体系时，做到法定代表人为第一责任人，建立及实施血站记录（档案）管理程序，成立专门小组编写制订记录存档过程管理文件；将血站档案管理纳入岗位责任制，并定期对其落实情况进行监督考核，加大培训力度，充分调动档案工作人员积极性；加强对档案管理中过程、程序、资源配置和员工严格执行记录标准等状况的监督评估，发现不合格项及时纠正并做好效果验证，持续改进血站档案管理水平[4]。
2.6 规范档案管理程序和范围，妥善处置不归档文件材料
一是要改变以往重视年终整理归档而忽视平时材料形成过程的状况，扩大档案管理的覆盖面，加强基础性工作，将档案材料形成的各个环节纳入管理范围[5-6]；二是在不影响业务工作的前提下，尽量缩短各科室从档案材料形成到移交归档的时间，以减少或避免归档前因分散保管而造成的毁损、丢失等，保证档案的完整性； 三是加强对不归档材料的管理，不归档不等于不管理。要责成、监督各科室兼职档案人员严格管理、妥善处理和及时销毁不归档材料，避免丢失、泄密[1]。
[参考文献]
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