The East Asia Forum was established in 2003， and is the ASEAN （10+3） foreign ministers-level of mechanismand the important think tank， aiming to provide a platform for dialogue and cooperation between the government， the industry， and the academy circle to promote East Asian cooperation process. This year， the 15th East Asia Forum was held in Changsha，Hunan Province.Professionals from the government，the industry， and academia from ASEAN countries， China， Japan and South Korea， and the ASEAN Secretariat had in-depth discussions under the aim of"20th anniversary of 10+3 cooperation： towards the East Asian Economic Community". Hunan Ruizhi MICE Service Co. Ltd. as the supporting company of East Asia Forum was responsible of the main content the conference. During the meeting， the company acted professionally concerning various issues of the communication and implementation of the conference through professional management， judgment， control， negotiation， guidance， handling， buffering and liaison.
東亚论坛于2003年成立，是东盟与中日韩（10+3）合作框架下的部长级外交机制和重要智库，旨在为官、产、学三方提供对话与合作平台，推进东亚合作进程。今年，第15届东亚论坛在湖南长沙举办，来自东盟国家与中日韩三国的官方、产业界和学术界的代表，以及东盟秘书处代表以“10+3合作20周年：迈向东亚经济共同体”为主题进行了深入研讨。
湖南锐智国际会议展览服务有限公司作为本届东亚论坛的协助单位，承办大会主要的会务内容。与会期间，对会议沟通及执行过程中的各项事务做出了专业的管理、判断、控制、洽谈、导向、处理、缓冲和联络。
前期制定会议方案
按照外交部重大外事会议要求，团队指定专人对接，确认会议接待规格、会议主题；确定会议场地、会议召开时间和会议日程。参照外交部整体方案和高规格外事活动特点，将工作细化分解至各小组，定岗定人。
创意团队广泛收集论坛资料，提取长沙代表元素——爱晚亭，设计创作出论坛标志。根据标志设计了一系列各类会务及宣传推广资料，通过视觉形象强化了本届论坛中的长沙城市元素。
6月29日，外交部欢迎晚宴，湖南锐智国际会议展览服务有限公司通过对前几届东亚论坛的了解，制定了一套符合高规格外事接待活动的宴会厅布置方案。30日，湖南省人民政府招待晚宴，从“芙蓉国里尽朝晖”的名句中提取灵感，结合湖湘文化，根据湖南季节和鱼米之乡的特点，用青竹、荷花等湖南代表元素设计布置了一场展现湖湘特色的荷香盛宴，营造了隆重而轻松的氛围。
政府确定中联重科和华曙作为本届东亚论坛的重点考察企业，为保证考察的顺利实施，提前与企业沟通、落实考察接待细节，与后勤保障组、交通部门研究并实地考察行车路线，制定了细致的参观考察实施方案。
会前准备应急预案
协助长沙市外事侨务办编制工作人员通讯录，包括外交部、省外办、市外办，以及其他相关责任单位会议对接人、重要供应商、服务商，并将联络表配发给会议工作人员。
对于最重要的开幕式环节，进行提前演练，制定紧急预案，对工作人员开展风险应对培训，对工作岗位及工作职责做详细准确的描述。
会议主论坛的导播、视讯都同时准备两套独立的设备和操作系统，出现突发情况时，可以随时启动紧急预案。
论坛开始前收集天气情况，了解到会议期间长沙暴雨，并积极启动预案，对原定计划进行调整，与公安部门联合研究考察出行路线，重新规划送机路线，确保所有与会者的人身安全。为外出考察活动启动会议公众责任险，并随时关注天气信息和长沙城市道路交通路况信息，与公安部门保持密切沟通，应对可能出现的突发情况，确保出行安全。
会议期间的宣传推广
为营造热烈的会议环境，对酒店及周边区域、主要站点获取详细数据，制定一套适合东亚论坛的氛围营造方案。在黄花国际机场、酒店周围道路、滨江文化园等进行投放和布置，营造良好的会议氛围，让各国嘉宾感受到长沙人民的热情，扩大会议的社会影响力。
根据设计的论坛标志及全套VI视觉系统，制作了一系列会务及宣传推广资料，其中“长沙城市”元素贯穿于整个会议期间。
为了使媒体有序、全面了解论坛情况，在充分考虑到媒体利益的情况下，协助外交部对媒体进行规范管理，安排嘉宾指定区域并分时段采访，闭门会议增设公示开放时段，设置搭建专用的媒体区，有效管控媒体现场秩序，从而确保会议的宣传效果。
會议期间的注册管理
制定专业的注册接待方案，包含站点迎送、酒店迎送、酒店入住等接待方案。为保证接待顺利，两次提请长沙市外侨办召开全市调度会，针对问题及时解决。
成立论坛接待服务专项团队，事前对外交部名单中的贵宾，如性别、国籍、职务等做详细了解，协助外交部、省市外事侨务办的各岗位工作人员做合理分工。
根据事先了解到的各代表团人数、出发地点、行李数量等情况，设立各国代表团独立接待区域，对餐饮、住房、日程做单独的沟通服务，并协助市领导迎接各国代表团团长。
会议现场的管理和安保
根据会议需求，结合论坛会场、酒店等配套设施的情况，对论坛所在酒店的主要通道及主要功能区建立清晰的指示系统。为保证论坛人员及信息安全，对工作制定和执行人员精准识别，分权限的准入制度。
根据会议需求配备现场导演组，全程导演本次会议开幕式、闭幕式、晚宴。提前排练和预演，将各项内容精确到分钟，全程把控会议时间进度，确保会议按既定的时间完成各项议程。
举办安全培训，规定外事接待纪律，外事接待礼仪，外事接待注意事项。协助公安提前对会议涉及到的内部、外部、搭建装置等现场排爆，并对排爆安检后的内部区域封闭管理。制定会场的人流管理方案，对嘉宾、工作人员、服务人员设置不同人流路线，确保现场安全有序。
配备门禁系统和专业安保人员，实施此次会议规格相应的严格安保措施。对会议相关人员分类造册，精准识别各类人员，按相应权限进入会议功能区域。
会议期间配备1名现场总协调员，与外交部、省市外事侨务局联合办公，事前做预案，现场发现问题及时解决。并在各功能区配备相应的专职工作人员，解决现场突发情况，配备专业的通讯设备和办公设备，根据预案处理突发情况。
会后的总结和反馈
公布现场总协调员联系方式，接受服务投诉、咨询、求助。妥善处理会前、现场和会后投诉和需求，并做好相关记录，加强持续改进。
根据会议特点，制作会议服务满意度调查表，搜集参会人员和主办方对本次会议的组织和服务进行评价和建议。
提供会议服务报告，对会议涉及到的各项数据进行汇总和分析，对会议中出现的问题进行反思和总结。
