明清及民国时期编纂刊印的省府州县志作为中华文化典籍的重要组成部分，历来都是国家与民间的文化机构及有识之士的重要收藏对象，而且大多是深藏闺中，秘而不宣。这些志书在图书部门一般都由古籍特藏部专人、专库、专柜管理，轻不示人。在我们档案部门，上世纪八十年代以前，有作为资料管理的，有作为档案管理的(南阳市档案馆对其曾作为“特种档案”专柜保管)。1990年河南省档案局颁发《河南省各级综合档案馆资料分类表》后，全省市县档案馆均把其作为资料管理，列入史志谱牒类。近年来，一些有条件的档案馆为落实“分级管理”原则而建立特藏库时，一般都把建国前的地方志列入特藏管理对象而将之移入特藏库。这些志书移入特藏库后，从保管条件上讲，虽然获得了与馆藏珍贵档案的同等“待遇”，但在以档案为主、资料为辅的档案馆，其“名分”仍然是资料，尽管有些地方志的“资历”达数百年之久，已属镇馆之宝，但却仍然不能与档案为伍，笔者甚觉不平故鸣之，以求同仁共正之。
1 “正名”之理由
《档案法》第一章第二条对“档案”的界定是：“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”笔者认为，仅以《档案法》对“档案”的界定就足以为明清及民国时期编纂刊印的地方志“正名”。
首先，从形成特征看，这些地方志是“过去”的“国家机构”从事“文化”活动中形成的，是明清、民国时期国家机构的地方政权体系，即省、府、州、县衙署的主官组建专门班子，在编纂地方志的专项活动中形成的“文字、图表”形式的“历史记录”。历史上各级地方衙署主官组织编修地方志的活动，与现在各级地方政府的地方史志办公室编修地方志的活动一样，都是由国家机构的基层政权体系在同一性质的活动中形成的同一形式的历史记录。既然现在编修的地方志在史志办归档后作为“档案”管理，将来移交进馆后仍然要作为“档案”管理，那么对那些历经沧桑、辗转流徙而幸存于档案馆的建国前的地方志，我们有什么理由不把它作为“档案”管理呢?
其次，从价值特征看，建国前的地方志完全符合“对国家和社会有保存价值”的要求。建国前的地方志作为历史上的国家机构形成的历史记录，从其物理形态上讲，由于历史上战乱频繁，许多地方志毁于兵燹，幸存于世的在“文革”中又遭浩劫，现在留存下来的极其有限，不少都是孤本。从收藏界“物以稀为贵”的基本价值取向原则看，那些现存于世、已有数百年或数十年历史的建国前的地方志“对国家和社会有保存价值”应该是不言而喻的。从其内容上看，地方志反映一个地方自然和社会各方面的发展状况，记载着这个地方的地理、沿革、风俗、教育、物产、人物等情况，具有重要的现实查考和历史研究价值。时下，许多地方为彰显本地的历史文化底蕴，提高城市的文化品位，依据历史上的地方志挖掘人文资源，恢复历史上的人文景观就是其现实查考价值的最好说明。其历史研究价值仅就史学界的一句流行语也就足以正之，即正史、方志、谱牒是构筑中华民族历史大厦的三大支柱。在我国历史上，大凡太平盛世，国家编史、地方修志、民间续谱是中华民族的优良传统之一，华夏五千年文明史的传承与光大，其史、志、谱的作用功不可没。
综上所述，建国前的地方志完全符合法定“档案”的形成特征与价值特征的要求，本着“在图言图，在档言档”的原则，现存于各级档案馆的建国前的志书，完全应该将其由“资料”正名为“档案”。
2 怎样“正名
在档案部门，档案与资料是有着本质区别的两大馆藏体系，其管理方式也截然不同。资料是以“类”和“册”为基本管理方法，档案是以“全宗”和“卷(件)”为基本管理方法。如果将馆藏建国前的志书由“资料”正名为“档案”， 如何将其从资料体系中纳入到档案的管理体系中呢?首先面临的问题是全宗设立问题，笔者认为，按照河南省档案局颁发的《河南省各级综合档案馆业务管理规范》第四条第一款“古代(清代及其以前各朝代)档案设联合全宗”的规定去执行即可。按这一要求，凡存有清以前的档案的，均设有古1号全宗。我们可将现存于资料中的清代以前的志书列入古1号全宗内，赋予其卷号，并在馆藏登记中予以重新登记即可，对于个别档案馆既存有清以前的志书，又存有民国时期的志书，甚至还存有不是针对本地的志书，可以建立档案汇集的方式，设特1号全宗，其全宗名称可定为“XX市(县)地方志档案汇集”。这样既可保持其历史联系，又可彰显其镇馆之宝的特殊地位。
(摘自《档案界》网站)