李艳玲
（太原市水利工程质量与安全中心（太原市晋祠供水管理中心），山西 太原 030025）
一直以来，事业单位在我国现代化社会建设的过程当中都发挥着重要作用，并且随着我国的经济活动越来越频繁，事业单位每年所保管的档案基数也在逐年上涨，也由此导致事业单位在开展档案文件管理工作时面对的压力与日俱增，一部分重要文件常常需要耗费大量人力物力才能够在档案库中提取出来，对事业单位日常工作的正常开展造成了严重影响。为此，如何提高档案文件的管理工作效率，现已成为事业单位面临的主要问题。
第一，档案管理人员在开展文件档案整理工作时，首先需要对文件属性进行区分，根据上级部门指示或是自主分辨文件类别，判断其是否需要归档；
第二，对归档文件需要精心维护后再进行装订，以此来避免文件在保管过程中受到损害。具体流程主要是将文件进行复印备份，避免其由于时间过久出现字迹褪色不清的现象，同时对文件破损的位置进行修复，并将篇幅过大的档案材料进行整齐的折叠，以此确保其能够得到妥善安置，并挑拣出文件中夹带的金属物品，避免发生锈蚀损坏文件；
第三，文件档案在装订过程中，应当根据文件类别进行分类，并以保存文件的完整性为基本原则，选择不宜对文件造成损伤的装订方式，从而确保文件得以长久保存[1]。
在完成了文件装订工作之后，还需要按照文件不同属性与类别对其进行整理区分，从而放置在不同类别中进行管理，以便于工作人员日后查找整理。具体操作时，首先需要根据文件管理类目将归档文件放置在不同层次当中，其次将其信息录入到档案管理系统的数据库内，使工作人员在搜索文件时可以根据计算机提供的数据信息到与之对应的排列架上进行查找，以此提高档案文件的搜索效率。具体分类操作如下：第一，档案管理人员在审阅文件内容时，应当基于事业单位的服务方向以及组织框架进行分析，从而可以更加准确的判断文件价值并制定合理的分类项目。现阶段，我国事业单位常见的文件分类依据主要包括事务类别分类法、收录年度分类法、机关单位分类法以及保管年限分类法，档案管理人员需要结合单位特点，选择合理的分类方案，从而提高文件管理工作的实效性；
第二，管理人员应当熟悉事业单位的文件分类方法，一方面提高文件分类的工作效率以及准确性，另一方面在其他部门需要调阅实体文档时，能够做到尽快查找，有利于提高事业单位的整体工作效率；
第三，事业单位管理人员在进行文件档案的收录工作时，应当规范个人的工作行为，确保数据库信息与实体文档放置位置保持一致，同时保证文件分类的准确性[2]。
标定归档文件的管理期限，是档案管理部门日后进行维护工作的重要保障。第一，档案管理人员需要参照收录年限表，为不同属性的文件档案制定管理期限，从而便于重要文件的重点保存与管理；
第二，文件档案的收录年限通常分为定期收录与永久收录，通常来说定期收录的文件分为十年保管期限与三十年保管期限两种，这类文件通常是对事业单位在特地期限内的工作开展有参考作用，主要是体现事业单位在一段时间内的工作结构特点，不具备永久参考价值，因此在达到管理年限之后通常会酌情清理或选择继续保管；
而永久保存的文件档案则对事业单位的长远发展有着持续参考价值，并记录了一些事业单位内部的重大改革变迁以及发展历程，可以作为日后历史研究的依据，因此这一类文件通常选择永久保存，并需要妥善维护其完整性[3]。
通常情况下，文件排列方式会按照收录年限以及文件类型来区分，文件排列的有效性直接影响了日后管理人员对文件的调取工作，因此是事业单位文件档案管理部门的重点工作内容。档案管理人员在开展工作的过程中，会将同一系列的文件按照年限进行排列，以此来体现出排列规律。同时，根据文件记录的不同工作内容，将其归档到不同部门的类目之下，使工作人员进行调取时能够缩小查找范围。此外，档案管理人员在收录文件时还应当根据文件具体的事物关系与发生时间来对文件进行编号，以便于收录到数据系统当中。
信息技术手段为人们处理各类工作 事物提供了良好的辅助作用，为此，事业单位的档案管理工作也应当向着信息化建设的方向发展，在提高管理效率的同时，也确保各类重要文件的安全性得到提高。在管理过程中，工作人员首先需要对各类文件进行编号，在管理系统中设置不同的特殊标识，以此来分类不同的文件类目，并将标识在对应的文件档案上进行标注，从而使管理人员在归档收录过程中能够对文件进行准确区分。同时为了便于对文件区分管理，工作人员在设计编号过程中还应当根据文件的不同的种类、保管年限以及不同部门制定不同的大写字母标记，以此来体现出文件档案分类的规律。在注明了完整的收录编号之后，管理人员需要准确将其在管理系统中进行备份并录入相关的存放信息，同时根据信息将其准确放置在相应的排列架，同时定期清理并维护档案室的卫生，避免纸质文档遭受到虫蛀现象而受到损伤[4]。
综上所述，事业单位在进行文件档案的归档管理工作过程中，应当遵循保证文件完整性的原则进行整理，同时按照一定规律对文件进行分类与排列，最后还应当结合信息技术的特点，将文件进行编号收录并备份，以此来来进一步保障文件档案的安全性，同时便于工作人员日后查阅寻找文件，从而整体提高事业单位文件档案管理工作的有效性。
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