姚宏章
财务信息化建设是企业利用计算机软硬件技术组建财务管理一体化、网络化、集团化的信息管理平台，实现一体化的财务预算、会计核算、资金调度等功能，进而实现高质量财务管理的有效途径。对于以科研项目管理为主要工作内容的科研院所而言，如何建立一个有效的财务信息化系统，进而实现精准的科研项目经费管理是一项非常重要的课题。
近几年来，随着国家不断加大对科研经费的监管力度，科研院所对财务管理的要求愈来愈高。科研院所的财务管理主要以项目经费管理为主，这些项目具有金额大、周期长的特点。同时不同来源的科研项目适用不同的项目经费管理办法，经费开支和结余都有严格的要求，若不采用系统化、规范化的管理办法，很可能造成项目难以通过审计验收的局面。鉴于科研院所财务管理的这些特点，其财务信息化建设应该具有以下要点：第一，财务信息化建设应以项目管理为主线，从项目立项、项目预算、财务报销、资金付款等方面进行项目全生命周期管理；
第二，项目预算管理在信息化建设中发挥着极为重要的作用，能够通过信息化手段实现对项目预算执行情况的实时监控；
第三，科研项目多来源于财政资金，因此信息化建设中资金调度及收付功能非常重要，应通过信息化方式实现合理安排和使用项目资金。
基于以上功能要点，A科研院所（以下简称“A所”）开发了财务信息化管理系统，并使用该系统进行财务经费管理和决策，取得了极大成功，下面重点介绍其财务信息化建设情况、主要管理创新点及信息化建设经验。
A所是以科研项目为主的研究单位，承担了大量科研项目。为积极适应国家及集团公司高质量发展要求，加强科研项目经费管理，该所从2017年起开展财务信息化建设，至2019底全面建成上线，运行三年多以来，取得了较好的效果。其主要建设情况如下。
（一）建设目标和实施概况
根据A所以项目管理为主线的管理特点，结合本所事业部制组织结构，A所制定了3个财务信息化建设目标。
一是以项目管理为主线、合同管理为载体、预算和资金监控为抓手完成财务信息化建设，实现包括合同管理、项目管理、全面预算、资金计划、网上报销、网银结算等业务一体的信息化管控系统。
二是基于财务信息化平台建立全面预算管理体系，强化预算过程管控，实现预算的事前、事中控制及事后绩效评价。同时，将预算、核算、结算业务进行集成，实现“三算合一”，大幅提高本所信息化系统集成水平及运行效率。
三是依靠财务信息化系统提供全面、真实的经济分析数据和管理看板，提高财务决策科学性。统一经济事项规则和流程，并将规则和流程通过信息系统再现，促进企业内控制度的健全和完善，实现公司监管程序化、规范化。
基于上述建设目标，A所聘请专业的第三方软件公司开发了定制化的财务信息化系统，并从2017年起分期实施，其开发过程经历了系统需求调研、系统架构设计、业务流程梳理、系统功能开发、数据初始化及上线测试、正式上线等阶段，至2019年底完成了全部建设内容并上线，基本实现了上述建设目标，并取得了良好管控效果。
（二）信息化系统模块构成及数据交互方式
财务信息化管控系统一般包含多个应用模块，模块的设置及模块间数据交互方式是系统良好运行的关键。A所在进行广泛需求调研基础上，设计了自下而上的四层系统架构，分为基础物理层、平台服务层、数据应用层、业务应用层。其中，基础物理层为信息化系统的基础硬件设备和基础网络设施；
平台服务层是在基础物理层上建设的财务信息化系统以及系统的基础配置功能；
在平台服务层之上，开发的业务应用层是该信息化系统的核心功能模块，涵盖了合同管理、项目信息管理、预算管理、资金管理、结算中心、报销管理等六个子模块，可以处理A所日常经济业务事项；
在业务应用层之上的顶层为数据应用层，即该系统的数据统计、分析及决策支持功能，主要为所领导及各业务主管部门决策提供参考和依据。
在业务应用层上，合同管理模块主要功能为收付款合同台账及收付款管理；
项目信息管理模块主要功能为项目的基本信息和项目状态管理；
预算管理模块主要功能为项目预算编制及控制；
资金管理模块为项目账户资金控制；
结算中心主要用于不同账户间资金调度；
报销管理主要用于各类费用网上报销。六个模块数据的逻辑关系为：收入合同为源头，由收入合同生成项目信息，并建立项目资金账户。在项目上可以编制支出预算，在项目预算约束下，进行合同发票报销和费用报销。项目预算还与收付款合同相关联，同时收入合同、支出合同、网上报销模块都与资金管理模块关联。
（三）财务信息化系统建设要点和主要创新点
1.全面梳理各项经济管理业务流程，将其标准化尤为重要，是财务信息化系统发挥管理效益的前提和关键。A所在对各类业务进行梳理的基础上，清理出近百条管理流程，包括日常业务流程、网上报销流程、报表编制流程等等，基本涵盖了所有日常经济业务。梳理出各类流程后，由软件开发项目组和A所共同进行了多次讨论，并对部分流程进行优化，之后在信息化系统进行开发并上线，实现了经济业务全流程网上审批，大幅规范了所内经济管理。
2.全面预算管理模块在系统中发挥着重要作用，A所采用全周期预算和年度相结合的方式，实现了项目经费有效管理。项目全周期预算在项目立项后编制，其中收入预算主要依据收入合同编制，项目支出预算依据项目主要工作任务编制。全周期预算主要作用是控制项目各分项的开支额度不超支，并确保项目总利润能够达成。在全周期预算总数控制下，A所还要求每年初对所有项目编制年度支出预算，年度支出预算在全周期预算数减去以前年度已经实际执行数的余额范围内编制，编制年度预算时需要结合项目年度实施计划，并且对支出中的材料、外包部分编制明细。各事业部汇总的项目年度预算一经审批，便作为该事业部年度业绩指标考核依据，同时也是项目年度开支的控制依据。项目全周期预算确保了项目经费总额管控不超支，年度预算主要用于项目费用年度开支及各事业部年度经济指标考核。这样，A所就通过信息化平台将全面预算和项目经费管理以及业绩考核有机结合起来，有力保障了全所战略及年度目标实现。
3.实行项目预算及资金的双重管控，是该财务信息化系统的一大亮点。为加强项目经费管理，A所的财务信息化系统在项目管理方面除了实行预算控制外，还实行账户资金控制，进行预算和资金双重管控。对于某一具体项目，在项目支出预算范围内可以进行各类经费业务报销，但若项目账户没有资金，则不能发起资金计划和办理付款业务。必须账户有资金到位后，方可发起资金计划及付款手续。为解决不同项目间、项目账户与所级公共账户间资金借款、调拨等问题，A所设立了结算中心模块。对于提前启动且需要垫支项目，可由项目账户向所级公共账户办理借款手续，流程审批完毕后资金由所级公共账户划至项目级账户，项目账户便可办理付款。对自筹投入项目，可在结算中心办理自筹项目拨付手续，流程审批完毕后由所级公共账户直接拨付资金到项目账户，用于项目资金支付。项目预算主要用于报销控制，账户资金用于付款控制，如此，比较完美的解决了项目经费报销和资金付款的问题。A所基于预算和资金双控的管控创新成果，还获得了国家国防科技工业管理创新成果奖。
4.以财务信息化系统为平台，实现多系统集成，有效提高了工作效率，保证业务数据标准化和一致性。A所财务信息化实现的系统集成包括：与项目管理系统集成，提取项目管理系统的WBS分解数据，作为项目预算编制的参考，同时将项目开支及付款数据反写入项目管理系统；
与人力资源系统集成，提取部门和人员等组织机构信息；
与门户系统集成，实现与门户系统数据双向互动。
（四）建设效果
A所财务信息化系统自上线以来，取得了比较突出的管控效果，管理效率和效益均有较大提升，主要有以下几个方面。
1.通过建设财务信息化系统，实现全所经济业务规范化和标准化，并在线上可视化审批，在大幅提高工作效率的同时，降低了财务管理成本。以提高工作效率为例，A所财务报销业务从发起到付款完毕的处理时间较之前手工方式缩短了50%以上，财务人员单位时间的单据业务处理效率提高近一倍。在降低财务管理成本方面，A所采用财务信息化系统，进行财务核算的财务人员减少了三分之一，这样使得大量财务人员可以由核算会计转型至管理会计，更多的参与到本所经营管理中。
2.财务信息化系统规范了科研项目经费管理，有效促进了公司战略目标的实现，为管理决策提供了依据。A所建立的以项目管理为主线的财务信息化系统贯通了项目经费管理的各个环节，极大规范了项目经费管理。同时将全面预算管理通过信息化系统落实落地，有效地促进了公司年度预算目标的达成。此外，该信息化系统还通过管理价值舱展现领导层关注的经济运营指标，为领导决策提供参考依据。
3.有效促进财务管理转型升级，实现了财务会计向管理会计转型及高度的“业财融合”。由于财务信息化系统的建立，财务人员得以从日常核算中解放出来，为推进业务与财务融合，A所设立了项目财务助理岗位，使财务人员直接参与到科研项目管理的各个环节，实现财务管理从价值链的辅助环节转向直接创造价值的核心环节，真正实现了“业财融合”。
4.有效防范财务风险，促进该所健康发展。财务信息化系统实现了报销单据可视化线上审批，大大减少了审批风险；
A所通过将经济业务事项和流程标准化，减少了报销的合规风险；
此外，该系统由于对接了网银系统，可以实现实时付款，大幅减少现金结算及经办人员垫支结算，减少资金风险。
A所财务信息化经过三年的建设与完善，取得的效果是显而易见的。总结信息化建设成果的原因，有五个方面的经验可供借鉴。
第一，高层领导的支持是财务信息化建设成果的前提。财务管理信息化意味着对现有管理模式的全面转型升级，是对现有管理的一次大的变革和流程再造，若得不到主要领导的支持及在人力、资金方面的保障，建设难以取得成功。
第二，在正式实施信息化建设前，进行充分的需求调研和讨论，并对业务流程进行梳理和标准化尤为重要。不进行充分的需求调研，信息化系统的架构就很难满足各层级的需要，若对业务流程没有进行充分的梳理和标准化，在系统实施时很容易造成流程繁琐、数据繁杂，导致效果大打折扣。A所自财务信息化项目启动以来，开展信息化需求调研的时间长达半年，调研面涉及全所各个层面，在系统原型图出来之后，财务部门和信息管理部门又召集各相关部门进行系统展示和优化，最终确保系统顺利建设和实施。同时，A所在进行需求调研时，梳理了近百条业务流程，并对现有部分流程进行了优化，确保了信息化系统对各类经济业务流程的有效整合。
第三，不同企业财务信息化建设目标和定位会有所不同，但具体到某一企业，一定要针对本企业实际情况，具有明确的目标定位。财务信息化建设不是简单的由电算化向信息化的转变，而是对本企业管理模式的一次大的转型升级，目的是为了解决现有管理中的突出问题和短板。A所建设财务信息化系统，主要是为了解决人工管理模式下科研项目经费管理存在的各种问题。因此，在与软件开发公司进行充分沟通的基础上，A所将预算管理模块分为全周期预算和年度预算控制，同时采用预算和资金双控模式，这些具有开创性的举措最终实施后能够达到预期的效果。
第四，开展财务信息化建设宜采用整体规划、分步推进的策略，且建设过程需要进行充分的沟通。在建设时，应根据规划分步推进实施、不断探索改进，避免贪大求全、一步到位。A所的信息化建设在规划好之后，各模块也是分阶段开发并上线的，并且上线后还进行了不断地修改与完善，最终达到预期目的。建设过程中应进行充分的内部沟通和协调，实施单位与软件开发公司之间、实施单位上下级之间、财务部门与业务部门之间都应该充分的沟通，在沟通的基础上达成一致意见再实施，可以少走很多弯路。
第五，重视对用户的培训及服务。信息化系统正式上线前，需要分层级、大范围开展对各类用户的培训。进行充分的培训，可以很大程度上减少用户对新系统的排斥心理，提升用户满意度。在项目实施期间，还应定期走访各使用部门，收集各部门对信息化系统使用的建议和意见，并有针对性地改进和优化，这样才能保证系统有良好的应用效果。
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