赵姝婵 中石化西北油田分公司
随着时代的不断发展，大数据发挥着越来越重要的作用。大数据主要是基于海量的数据而提出的，因此档案管理的工作者需要面临海量的数据，同时对于数据的处理与分析也提出了新的要求。大数据中的数据规模巨大，这些数据无法用主流的数据处理软件来进行分析和计算，因此就必须要引入新的数据处理软件。大数据首先是海量的数据信息的汇总，其次，大数据的处理具备高速性，相对于传统的数据处理软件，大数据的处理速度是十分迅速的。大数据还具备多样性、低价值密度性以及真实性等特征，根据海量信息的特点，必须相应地进行相应的文件处理。档案管理是由文秘类人员专门负责的一种有关单位人员各种信息及关系管理的工作，而这里信息和关系往往会以文字或其他形式记录于个人档案中。当今，我国的档案工作已经由不标准走向标准化，现如今，我国的档案管理也正在不断完善成熟，有了档案管理的专业体系，档案管理工作也得以稳步提升，如若能够将大数据技术加入档案管理工作中，那么就会进一步优化档案管理的工作体系，有效提高档案管理的工作质量，并节约该工作所耗费的时间，因而各个领域之间的融合对于不同领域来讲都具有十分重要的作用[1]。
在大多数单位中，档案关系的主要负责人为办公室文秘。文秘工作的主要职责就是高效地处理各种文件，需要面对大量的文件与档案，这些文件与档案较为繁杂，并且没有一定的规律可循。面对大量的档案，如果直接移交给管理者来进行处理，那么必然会导致管理者的工作效率降低，使管理者花费大量的时间在文件的归类处理上，管理者就会没有充足的时间来思考企业战略的发展，这是极其不利于组织发展的。文秘通过对各项文件进行归类处理，并将处理好的文件递交给上级领导者，能够有效提升上级领导者的工作效率。可以说，文秘如果有效地做好档案管理工作，可以为上级管理者工作的高效开展奠定坚实的基础。与此同时，做好企业的文案，也能够促进组织内的各项工作有条不紊地开展，当其他部门想要搜寻档案时，能够以最快的速度搜寻到准确获得相应的档案，这样就大大缩小该工作所耗费的时间，并节省了人工工作量，切实提升了整个工作的进度。另外，工作人员在进行档案关系的管理过程中也能够更好地促进单位人力资源和物力资源的发展和利用。办公室文秘对各项档案进行归类整理后，各项档案也是需要相关的责任人进行签字确认的，在这样的基础上，就能够有效促进组织资源的开发，从而促进组织的工作得以实现高效地开展。
（一）工作人员整体素养较低
办公室文秘在档案管理的过程中，会存在一系列的问题，首先，由于很多文秘并没有接受统一的专业性教育，甚至部分人员缺乏一定的工作素养，从而导致该单位的档案管理工作质量较差，而这一原因也是目前大多数办公室文秘在进行档案管理过程中存在的普遍问题。在档案管理工作中，还需要运用到各种知识与技能。因而，办公室文秘需要高效的阅读能力与信息处理能力，文秘每天需要面对的信息是巨大的，如果无法对这些信息进行有效的提取和分析，因此，在档案管理工作中难免会产生存档失误，影响到整个工作的进度。从这一点可以看出，档案管理工作对员工的素质有很高的要求。然而在现在很多的组织企业中，对于文秘的素养要求并没有制定一个明确的规定。甚至在很多的企业中，文秘的招聘并没有经过严格的考核，通常是按照管理者的主观意愿进行招聘。在这样的情况下，往往办公室文秘的招聘结果是不尽如人意的，文秘工作者的知识素养和学习能力都较为低下，并不能具备专业的信息处理能力，对于大数据的掌握也十分薄弱。随着时代与信息技术的不断发展，办公室文秘必须要将大数据与档案管理相结合，利用大数据提升档案管理工作质量。因此，办公室文秘的工作素养较低，必然会导致档案管理工作质量的降低，不利于组织企业的发展[2]。
（二）档案管理细节被忽视
办公室文秘在对档案管理的工作中，除工作人员总体素质不高外，档案管理细节被忽视也是一个十分严重的问题。档案管理是一个比较烦琐的工作，需要对档案进行大致的掌握，这样才能对文件进行正确的归类和存档。因为文件储存有大小之分，并且很多档案在储存和记录的过程中需要注意一些微小的细节问题，而这一点也往往会被工作人员忽略。首先，由于档案管理的工作人员整体素养较为低下，对于信息的提取与分析能力都较弱，因此在这样的情况下，难免会导致档案管理工作者无法对一些细节信息进行提取，因此，忽略了细节，影响了档案的工作，那么就会影响档案的储存，甚至会影响个人的部分信息。其次，目前我国所实行的文件管理制度种类较多，但仍旧存在着某种不健全的地方，如无严密的法律法规；
因此，档案管理工作的有效进行不仅需要工作人员的认真对待，同时还需要其具备相当的专业能力，具备大胆细心的性格特点。因为该项工作从某种角度来讲，对于细节要求十分严格，因而在管理过程中，必须要充分考察到各项细节，并且对于细节也要进行有效的分析，只有这样，我们的档案管理工作才能有效地进行。如果忽略了这些细节，很可能会在档案管理的工作中产生问题，影响档案管理工作的开展[3]。
（三）档案管理缺乏健全的制度
在进行档案管理工作时，由于办公室文秘素质不高，往往会忽略档案的一些小问题，而在这两方面，缺少完善的档案管理体系也是制约其有效实施的因素。在进行档案工作时，要建立一个合理而又完善的档案管理体系，具备合理的制度，就能够保障办公室文秘在开展档案管理工作过程中能够严格地按照制度来执行工作，并且制度的完善性也能够确保办公室文秘能够全面的考察到各项信息，有效地进行文件存档，提高了档案管理工作水平。然而，当前我国现阶段的档案管理建设中常常缺少完善的制度。这主要是由于组织对于档案管理的重视程度较低，一旦重视程度较低，组织的领导者就不会对档案管理投入过多的精力，也不会组织办公室文秘对档案管理制度进行规范，进而导致了办公室文秘对文件的工作也没有充分的热情。要使档案管理制度得到持续的改进，就必须要从档案管理的工作流程中，对问题进行分析，并且针对问题制定一系列的改进措施。如果整个组织内对于档案管理的重视程度较低，那么必然会导致规章制度缺乏一定的合理性。由此可见，缺乏健全的制度，是影响档案管理工作开展了重要因素，组织内需要建立起合理健全的规章制度，推动了办公室文秘在完善的工作规则和规范下工作，提高了档案管理工作的质量。
（四）档案查询利用率较低
办公室文秘在档案管理的过程中，最后，还面临着文件资源使用效率低下的问题。在档案工作结束后，其他单位的工作人员可以更好地处理资料，从而能够为其他部门的工作奠定一定的基础，这也是档案管理的价值所在。然而，在现在的组织企业中，各部门人员并不能有效对档案进行及时利用，往往档案储存在档案室后，没有其他的工作人员对档案进行利用，档案就不能发挥出其应有的价值。档案查询的利用率较低，而这种现象不仅无法发挥档案管理工作的重要性，同时也不能通过档案关系其实对于人员岗位分配进行调整，不仅会影响整个单位的工作质量，也会使办公室文秘对于个人工作产生怠慢情绪。为了使档案管理工作更有效地进行，就需要提高档案检索的使用效率，使其更有效地使用，使档案发挥出其真正的价值，为下一步的工作做好准备。
（一）强化办公室文秘的培训力度
在大数据背景下，想要有效提升办公室文秘档案管理效率，需要不断强化办公室文秘的培训力度。办公室文秘的整体素养低下，在一定程度上会降低档案管理的工作效率，因此，必须要不断加强对于办公室文秘的培训力度。对于办公室文秘所需要的知识素养进行系统的培训，企业可以聘请资深专业的文秘工作者，来对办公室文秘进行档案管理相关信息的讲解，对如何做好档案管理工作进行分析与探讨，当办公室文秘具备了一定的专业素养，在大数据环境中，还需要通过不断学习使其能够将档案管理工作与其他领域进行结合，并定时进行档案管理工作课程培训，提高个人专业水平。就目前高速发展的现代化信息时代来讲，档案管理工作在各个企业和单位的发展过程中是十分关键的，文秘工作者也需要具备一定的大数据分析处理知识，只有这样，才能够通过学习和借鉴来提升档案管理工作的工作质量和工作效率，更好地优化档案管理工作。因此，企业需要不断强化办公室文秘的培训力度，不断提升办公室文秘的综合素养，才能促进办公室文秘将自身的综合能力运用到档案管理工作中，更好地促进档案管理工作的开展[4]。
（二）提高办公室文秘的档案实践操作能力
在大数据背景下，想要有效提升办公室文秘档案管理效率，除了要不断提高办公室文秘的培训力度，还需要提高办公室文秘的档案实践操作能力。只有理论与实践结合，才能够促进办公室文秘的档案管理能力得到进一步的提高。当办公室文秘的综合素养与大数据处理能力都有了一定程度的提高，企业就需要提高办公室文秘的档案实践操作能力。组织需要为办公室文秘提供档案实践操作的机会，给予文秘充足的机会来进行档案管理。除此之外，在办公室文秘完成工作后，同时，还要从文秘的档案管理工作进行分析，通过实际工作中找出文秘在档案管理工作中存在的问题。在发现问题后，组织可以与办公室文秘进行反馈，并且进行深度的沟通与交流，探讨问题出现的原因，共同商讨解决问题的方式，为之后的档案管理工作实践提供经验借鉴。只有在不断实践过程中，只有这样，才能让办公室文秘更好地学习专业知识，并提高其自我认同感，这样也能使其以更好的态度及时对各类档案信息进行分析、整理和归档质量，从而提高档案的工作效率。
（三）引导办公室文秘自主强化档案管理
在大数据背景下，想要有效提升办公室文秘档案管理效率，组织还需要引导办公室文秘自主强化档案管理。档案管理的最主要的价值就在于档案的可利用性，在完成档案管理工作后，其他部门的档案查询工作时间就可以大大降低，提高档案检索的效能，提高企业的工作效能。在企业发展过程中，必须加强对其自身的控制，加强其自身的档案管理，促进其独立完成其自身的工作；
要自觉地查找和改进的档案管理工作，提高自己的工作水平，就显得尤为重要。若在文秘对档案管理的工作中，只是按照上级的指令来进行工作，缺乏主观能动性，这样，不仅会使办公室文秘丧失对档案管理工作的积极性和热情，同时也仅仅只是为了完成领导所下达的指令，不会在管理过程中进行创新和优化，从而也就难以提升整个档案管理工作的质量，那么其他部门想要进行档案信息查询也就没有那么方便了。组织必须要引导办公室文秘自主强化档案管理，使办公室文秘形成自主管理的理念，真正提升档案管理的工作质量和效率。
（四）建立健全的办公室档案管理制度
为进一步提升文秘档案管理工作水平，必须持续地完善和完善其档案管理体系。档案管理系统是进行档案管工作的重要依据，如果没有健全的制度作为依据，那么必然会导致在开展档案管理工作的过程中出现各种问题。因此，档案管理体系的建立和优化仍需要组织进行监督，并对原有的档案管理工作进行改进。另外，还可以通过意见收集来督促办公室文秘更好地完成档案管理工作，并根据实际问题进行改进和解决，对档案管理制度进行不断完善。其次，档案管理制度的完善和工作的开展也需要多从立法角度进行监督和保护，在制度的不断修订过程中更好地契合我国相关法律，从而更好地与时代进行融合，提高其质量和效率[5]。
（五）加强档案信息化管理，提高档案利用率
在大数据背景下，想要有效提升办公室文秘档案管理效率，加强档案信息化管理，提高档案利用率也是十分有必要的。首先，组织必须要加强档案的信息化管理，在档案管理的处理中引入了大数据技术。比如一些较为基础的档案管理工作，可以通过信息技术的融合来更好地节约工作人员的工作时间，同时也能够在不断摸索过程中优化工作质量，提高工作水平，从而也能够加速相关领域的技术发展。但是在信息化技术的进行过程中，要引入专业的信息化处理人员，这样才能使档案管理在信息化时代中体现出更大的作用。其次，档案利用率的提升也需要进一步加强，这样才能使该项工作在单位各个部门间发挥其调节的作用。因而，档案管理工作的健全和完善还需要通过提升档案利用率，促进档案管理工作的价值。
综上所述，为适应现代化信息社会的发展，办公室文秘在进行档案管理过程中需要不断提高其专业技能，学习专业理论，并通过技术融合来提高其工作效率，进一步缩短其工作时间，从而促进组织工作的开展。在大数据背景下，组织可以通过强化办公室文秘的培训力度与实践操作能力，加强信息化管理与提高档案利用率等方式，来不断提升档案管理效率，促进档案管理的质量提升。
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