加强企业费用管控之我见
摘要：在企业各类内部控制中，费用报销管理普遍被认为费用金额小、项目繁杂而不受重视，这使得大量人员趁机钻空子乱报销，给企业造成了大量损失浪费，也给企业风气带来了不良影响。针对该种情况，笔者结合工作实践，对企业费用报销管理中存在的较普遍问题进行了分析，并提出了解决思路。
关键词：企业；费用；管控
目前，我国各类企业在成本控制管理方面较为重视，大部分企业有着相对严格的成本管理制度，设立了专门的成本控制部门。但是对于繁杂的各项费用报销管理，大部分企业却重视程度不足；另外，有很多企业虽想严格控制费用，但缺乏有效的管控措施，无法堵住乱报销的漏洞。鉴于此，本文作者梳理了企业费用管理中存在的较普遍问题，并提出了相应对策。
一、企业费用管控中存在的较普遍问题
（一）费用管理制度不完善，缺乏细化可行的条款规定
企业在制订各类管理制度方面，普遍对费用管控类文件重视度不足，制度文件通常缺乏分类别、细化的、可行的条款规定，条款规定较为空乏，缺乏具体控制标准，使得很多员工趁机钻制度的空子，谋取私利。
（二）费用预算管控机制未建立，或虽建立但机制不完善
目前大部分企业对于各部门各类费用开支未建立预算管控机制，不利于各部门生产经营活动的过程控制以及绩效考核管理等。很多企业甚至对大型活动经费，比如年会、大型会议、營销活动等经费开支，也未建立费用预算管控机制，该类活动经费金额通常较大，不实行预算管理，容易导致费用失控。
部分企业虽然在活动实施前，编制了费用预算，但在活动执行阶段，缺乏费用管控的事中及事后控制，活动实施与预算脱节，费用报销无额度控制，事后不对费用实际使用情况汇总分析，经费预算管理变成了形式主义，这对于事后分析费用是否超标、费用使用的合理性以及下次预算的编制调整等均带来不利影响。
（三）费用审核管控薄弱
市场上各类企业在费用审核方面，普遍将费用报销的审核权限及责任归于报销人的部门领导、分管领导，认为一旦领导审批通过，即可流转至财务部报销，而财务人员仅审核费用报销单是否有领导审批签字以及发票的合规性。
该种审核方式存在着较为严重的弊端：一是领导人与报销人之间独立性不够，报销时容易出现彼此袒护的现象；二是领导人在费用审核方面专业度不足，难以审核出报销中的舞弊行为；三是财务人员借机摆脱对报销合理性的审核责任，仅审核发票的合规性，认为既然领导已经签批通过了，就应该给予报销[1]。上述原因导致费用报销流程中内部控制薄弱，大量虚假费用得以报销。
（四）费用中涉及的采购未严格按照采购管理制度执行
目前市场上各类企业普遍忽视费用中涉及的采购管控，认为只有成本中涉及的物资采购才应该严格按照采购管理制度执行，而费用中的采购金额即便达到应按采购管理办法执行的情况，也经常发生不货比三家、不签订合同、物资采购不办理验收及领用手续、不建立物资管理台账等不按采购制度规定执行的情况，导致一些员工趁机利用该管理漏洞，勾结供应商，串通舞弊，甚至制造虚假采购，套取企业资金。
（五）对于替票费用缺乏有效的监督控制
很多企业为了业务发展需要，免不了发生送礼或其他白条费用支出的情况，该种费用通常采用开具其他替代发票的形式进行报销[2]。该类费用的实际支出内容大多不透明、不留底，报销过程中的内部控制更加薄弱；在事后监督方面，因缺乏相关资料及台账，该部分费用的真实性、合理性也难以进行监督。
二、加强企业费用管控的措施建议
（一）细化费用管控的制度文件规定
梳理费用报销中常见的管控难点，完善相关费用管理制度，将相关业务流程的细节规定补充列入管理制度，并严格遵照执行。
（二）建立并完善费用预算管理机制
各部门按费用类别进行预算管理，大型活动费用在活动筹备前应再编制细化的费用预算；建立超预算费用的特别审批机制，并予以更严格的控制[1]；年终及活动结束后进行费用决算，做好费用的数据分析总结，以便为企业生产经营活动的开展和及时调整提供指导依据，为部门绩效管理、下次预算编制提供数据支持。
（三）设立专门的费用审核部门或岗位
针对目前企业普遍存在的相关部门领导、分管领导与报销人之间独立性不强、领导对费用审核的专业能力不足、财务部对费用的合理性基本不把关等内控缺陷，可抽调财务人员或其他人员组成专门的费用审核部门或岗位，在相关领导审批前，先进行费用的合理性审核，审核手段可灵活多样，可通过与制度文件标准相对比、查询网络相关信息、询问部门相关人员、查看发票是否连号等多种方式进行，以便帮助企业做好费用报销的事前和事中控制，减少损失浪费，营造企业良好风气，促进员工公平。
（四）费用采购符合采购管理条件的，应遵照采购管理制度执行
费用采购符合采购管理条件的，应遵照采购管理制度执行。采购前应进行采购申请、询价比价，其中采购物资属于电子类产品的，采购前须经企业IT人员审核通过后，方可采购；超过一定金额采购的，应签订书面合同；涉及物资采购的，采购后应办理入库验收、领用等手续，采购物资应建立收发存台账，相关资料应注意保管留存，以备核查。
（五）建立健全替票报销的内部管控机制
在发生礼金赠送或其他白条费用支出前，应先进行书面申请，经审批通过后，方可发生费用支出，紧急情况下应后补申请手续，申请审批单据应进行专门保管。相关费用部门应建立白条费用台账，记录费用开支内容及陪同人员等详细信息。财务部负责筹划各类替票的内容及金额，分解下达至各费用部门开票，统一报销。各费用部门根据开具的替票内容及金额，录入对应的白条费用台账，做到替票与白条费用的有序连接。替票台账及相关费用申请审批资料需至少保留一个审计周期。
（六）强化差旅费、餐饮费、购物费等费用管控
企业按员工级别不同，制订详细的出差交通、住宿、餐饮、购物等费用标准，并严格遵照执行。报销人员报销出租车发票时，需注明事由及起讫地点。报销餐饮、购物发票时，费用报销单后除附发票外，还应提供银行付款小票、手机转账截图等付费依据，购物费应提供申请审批单据。餐饮费应建立餐饮费备查台账，详细记录宴请单位、事由、人数、职级、陪同人等信息；购物费应建立购物费备查台账，详细记录购物内容、用途（赠送的注明赠送单位、陪同人）、审批人等信息，费用台账应至少保留一个审计周期。
（七）加强备用金的管控
企业应根据备用金分类、报销频率以及员工职级的不同，估算不同时间节点员工是否需借备用金及所需金额，核定备用金的可借支额度，以增加资金使用效率，减少费用乱报销的可能性。备用金应定期清理，未办理备用金归还手续的不得再续借。
三、结语
加强费用管控是帮助企业降低损失浪费，提高企业效益的重要方面，也是帮助企业树立良好风气、促进员工公平的重要一环。因此，重视费用管控，想办法加强费用内部控制，制订细化的费用管理制度，建立并完善预算管理机制，在领导审批前设立专门的费用审核岗位，建立费用台账及替票管控机制，加强备用金管控等，对企业来说非常必要。
参考文献：
[1]赵小华.浅议费用报销的内部控制[J].财经界（学术版），2013（07）.
[2]钱洪羽.会议经费审计发现的常见问题及对策[J].审计与理财，2014（04）.
（作者单位：秦森（集团）有限公司）