医院 办公室 职责说明书
职
责
概
述
负责医院日常行政、综合协调、文书、公文处理、档案管理、用章管理、车辆管理、会务管理、各种临时性事务及其他事务性工作等。
关键职责
职
责
描
述
工作标准
综合协调 1. 督促各项方针、政策、上级的有关指示、规定和医院各项行政决定、重要通报、通知等执行情况，并催办落实。
按要求在规定时间传达并做好检查监督 2. 发布医院行政会议通过的决定、决议、规章制度，传达院领导指示或批示。
根据情况当日发布、传达指示，月内汇报；规章制度每年提示修订建议 3. 指导科室撰写年度工作计划、总结或者专题性的报告以及其他文字材料。
按要求完成 4. 协调各职能科室与业务科室的工作联系。
根据情况及时协调，不能及时协调时要向分管领导汇报 公文办理 5. 拟定医院全年及半年工作总结、工作计划，编制医院规划。
工作计划、工作总结每半年次；编制年次 6. 草拟上报、下发及核对各类行政文。
按要求上报、下发及核对行政文件 7. 协调各职能科室的工作，审核、上报、转送、转发以医院名义发出的各种文件、请示、报告、通知等。
按公文规定程序办理 8. 进行医院文件、通知的登记、发布、整理、立卷归档工作。
按公文规定程序办理 9. 编写大事记。
大事记每年整理编写次 10. 收发上级文件、登记、转递传阅、立卷归档、索引查阅。
按公文规定程序办理
11. 办理及下发文件和通知、并督促完成相应工作。
按时完成 会议组织 12. 组织院长办公会议，做好前期会务准备、会议记录，书写会议纪要并下发，督办会议内容、反馈会议决议执行情况。
院长办公会议每周一次 13. 组织中层干部例会，做好前期会务准备、会议记录，书写会议纪要并下发，督办会议内容、反馈会议决议执行情况。
中层干部每月例会每月一次 14. 组织院长行政查房，做好前期准备、及时汇总查房结果，书写查房反馈并下发，督办整改内容、反馈整改落实情况。
行政查房每周一次 15. 做好各类会议的会前通知、会场布置、会务服务、出席会议人员考勤等工作。
按要求 16. 做好会议室的管理工作。
合理使用各间会议室 行政档
案管理 17. 制定完善行政档案管理制度，做好档案的保密与安全。
档案管理制度完善 18. 收集、归档范围内的资料文件，做好办理交接手续、整理、装订，并确认资料的完整性、真实性。
按规定登记、建档、归档 19. 收集文书档案，并整理成册。
按规定装订 20. 进行档案资料汇集、扫描、编制目录、索引、录入电脑等工作。对档案资料分类编号、排列有序，便于查阅。对装有档案的柜、层，进行相应标识，并与台帐相一致。
确保原始资料及单据的齐全、完整、保密、易于查找 21. 保持档案室清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。对档案资料定期保养、管理，做到帐物相符。对已破损和字迹退色的档案，及时利用裱糊及复制手段进行修补。
档案保存完好 22. 对到期档案进行销毁。
按流程申报销毁 23. 将满年的档案资料移交档案局保管。
每年一次 24. 完成档案查阅、借阅的登记、回收工作，按规定程序 保密档案无流失
做好档案的销毁。
证照管理 25. 管理医院行政公章、负责使用医院行政公章。
按公章管理制度执行 26. 出具医院介绍信。
按规定 车辆管理 27. 进行医院用车的管理和调配。
合理安排车辆 28. 做好人员的接送。
按要求 应急管理
29. 负责重大公共卫生及其他突发应急事件的管理工作。
按实际情况完成 其他事务性工作 30. 承担通信联络、人员接待、文秘、重点活动组织、电话接听、收发传真及处理、报刊征订、领导用车、文印资料、院内通讯录更新、三乙工作跟进、创建文明城市工作跟进、院志撰写、医院制度汇编等工作。
根据实际情况、及时办理