于 琳
沈阳音乐学院 辽宁 沈阳 110818
在当前社会高速发展的推动下,我国教育事业得到了进步发展,而随之而来的内部行政事务也在原有的程上有所增加,导致高校办公室各类会议频繁展开,在实际的会议进行当中,会议是连接领导者与被领导者之间沟通交流的有效桥梁,是决定高校各项管理工作能否得到有效落实的关键所在,通过对高校办公室会议管理工作在以高度重视,根据目前高校办公室会议管理工作的实际情况,制定相关的管理措施,从精细化,规范化,人性化,常态化以及过程化五个方面入手,全程把控办公室会议管理质量,使会议能够实现高效展开,并全面发挥会议的积极作用,为推动高校发展奠定建设基础,本文主要针对高校办公室加强会议管理工作策略展开相关的研究与讨论。
1.制定详细的会议计划
做好统筹规划是实现高校办公室加强会议管理工作质量的重要措施,在目前社会高速发展的推动下,高校发展规模得到有效扩大,内部行政事务也在随之增多,导致各类会议频繁展开,增加了会议数量,而通过实现校办公室会议管理统筹规划,全面落实精细化管理,有利于加强会议管理工作质量。首先,需要高校办公室能够结合自身实际的工作情况制定详细的年度会议计划、月度会议计划、周度会议计划,为会议的有效展开奠定坚实基础。同时还需要会议管理人员能够根据会议计划,制定明确的会议目标以及会议流程,全程把控会议方向,使会议能够做到有内容,有重点,有建议,有决策。
2.制定精细化预算方案
在会议展开的过程当中,会产生一系列决策,而这些决策是落实内部行政部门工作规划,推动高校稳健发展的关键所在,或多或少会涉及到预算等相关问题,通过在制定详细的会议计划的基础上,制定精细化预算管理方案,控制预算支出。并针对预算不合理或预算超出等情况制定相应的解决措施,并考虑到临时会议召开对预算的影响。而且还可以通过加强高校各部门之间的协同合作,使高校办公室财务管理更加公开透明。只有加强预算管理的基础上才能更好地保障会议展开过程当中决策的执行质量及其效率。同时,如果预算超标到一定范围时,还需要由高校办公室财务管理人员进行上报,申请预算额度,通过会议决策后方可执行。
3.明确会议展开原则
明确会议展开原则是保证会议能够得到有效展开落实的重要核心,高校办公室内部行政事务增多的情况下,使得高校办公室会议数量有所增加,各类大大小小的会议数不胜数,而为了更好地保障各项会议的展开能够实现高效高质,还需要通过在会议管理当中明确会议展开原则,按原则来召开会议,使会议之间能够实现有序进行,避免会议之间形成冲撞。在会议召开的原则下,明确小会服从大会,下级部门服从上级部门会议,紧急会议优先的基础原则。临时会议的召开还需要也需要管理人员能够根据实际情况,协调好参与人员数量,参会人员时间安排等多项内容,使会议的展开能够有依据,有顺序。
4.加强会议监督管理
加强会议监督与管理是会议管理工作当中必不可少的一项重要措施,无论是会议展开流程还是会议中各项决策的可行性都少不了会议监督与管理,通过在高校办公室会议管理当中加强会议监督与管理有助于提高会议管理质量。首先,在会议当中,制定完善的会议监管流程,以及会议监管团队,针对会议展开全方面监督与管理,包括会议建议决策当中对预算的使用,人员的支配,会议中心内容等等,以此来提高高校办公室财务审计质量,实习能够更好地支撑高校办公室会议的有效展开[1]。
1.策划标准化会议流程
规范化管理是近现代社会发展下必然的发展趋势,可以使整个会议结构分明,内容明确,可以有效的突出会议重点,提高会议质量。而这首先就需要在会议管理当中,策划标准化的会议流程,以流程为核心构建会议框架,按照框架召开会议,以此来保障会议的有序展开。会议的策划工作相对来说较为繁琐,包括会议名称,会议标志,参与会议人员范围,会议召开地点,会议召开时间,会议工作安排,会议经费预算等等。并在流程的基础上根据会议计划以及会议重点编制会议日程,利用简短的文字或表格进行表述,使会议安排清晰明确,并着重标明会议的重点信息,如会议时间,地点等各项注意事项。同时,还需要根据会议重点来明确标识会议负责人,以此来保障会议能够实现有序进行[2]。
2.明确会议管理分工
通过明确会议管理分工,可以有效地实现会议的有序展开,使会议能够条理清晰,明确会议重点,保证会议质量。根据高校办公室会议的实际情况可以大致根据职务划分为会议秘书组,会务组,综合组。会务组的服务于会议内容,需要在会议召开前三天左右的时间内通知会议参与人员,并在会议展开前六个小内及时通知到会议参与人员,使会议参与人员能够及时参加会议。同时,会议秘书组还需要将会议资料及时下发给会议参与人员,使会议参与人员能够了解会议重点以及会议内容。除此之外,会务组还需要负责会议场地的布置,并保证各项会议使用设备的正常运行,以及会议的签到引坐等工作。会议秘书组需要紧跟会议流程加以记录,做好文字准备材料,如主持词,欢迎词,领导发言稿等等。综合组主要负责参与会议的相关综合事项,如车辆安排,餐宿,物品等保障工作。
3.加强会议前检查核对
会议的有序展开还需要在会议管理当中加强会议前的检查与核对工作。在上述当中也曾说明在高校内部行政事务增多的情况下,会议数量有所增加,这也就使得会议收到其他因素影响导致会议无法有效展开的几率有所增多,而通过加强会议前的检查与核对,可以将会议中的威胁隐患降至最低,切实保障会议的有效展开。通过在会议展开前期做好全方位的检查与核对工作,严格保障各项会议流程的合理性与流畅性,使会议能够在展开过程当中能够实现有序进行[3]。
1.加强会议记录
会中服务人性化管理同样也是当前高校办公室加强会议管理的有效措施,人性化是新时期下全新提出的发展理念,重视以人为本,通过全面落实会中服务人性化管理,给予每位参与会议人员最优质的服务水平,使参与会议人员能够宾至如归,最大限度地保障会议质量,使以人为本的观念能够贯穿在会议当中。会议记录作为高校办公室会议展开过程当中重要的一项工作环节,有利于会后重启和会议归档记录,也就是说通过在后期当中对会议记录进行查阅,可以快速地了解会议内容,以及当时会议所传达下的建议与决策,对高校发展工作有着至关重要的作用。所以,需要对会议记录的管理工作在以高度重视。利用现代化的科技手段,对会议内容进行电子化记录,并在会议记录当中着重突出会议重点,会议建议,会议决策等各项内容。使会议记录能够达到通过查阅会议记录就可以了解会议全程的记录效果。
2.完善相关服务化流程
完善相关服务化流程可以给予参与会议人员最高水平的会议服务。在重要会议展开的过程当中,需要配备专业人员进行跟进会议,负责会场音响设备以及相关配套设施的使用,使会议人员能够流畅地使用相关的会议设施,避免由于设施问题影响会议进度。同时还需要根据整场的会议长度做好会间茶歇工作,不定时添加水。还有适当提醒会议讲解人员控制会议时间。做好颁奖等相关流程工作。如在会议过程当中,存在突发事项和临时调整等事件还需要及时上报给领导,并做好相应的应急工作。除此之外,会场的清洁工作也是必不可少的,在会议展开的过程当中协调好各个部门做好会议的安保与保洁等工作,从多方面,多角度保障会议能够实现有序展开。
1.会议材料的管理归档
会议材料的归档管理是会后执行常态化管理的重要一项工作内容,如果说会议展开是为了更好的制定高校相关工作的发展建议与决策,而会议材料档案管理就可以为实现推动高校的文件发展奠定坚实的数据依据。所以需要对会议材料的管理加以高度重视。充分利用现代化的管理工具实现会议材料电子化归档管理,并根据会议日期,会议内容对其进行合理分类,提高会议材料的使用效率,促进会议材料的资源共享。使高校内部各个部门都能够根据自身职责对高校会议材料进行合理翻阅,使用[4]。
2.会议精神的传达与落实
会议精神的传达与落实是决定会议作用是否能够得到有效发挥的关键所在,会议的展开目的是为了发挥集体力量更好地推动高校稳健发展,更好的维持高校内部运营,通过会后督查督办,对会议纪要,会议精神总结报告的撰写,具体工作的落实情况以及反馈情况,与资料的宣发和新闻宣传的报告工作进行全方面监管,确保会议精神能够实现有效地传达与落实,并在高校发展工作体现会议精神,可以进一步体现出会议的有效性。
1.时刻注意会议方向
会议管理全程化也是高校办公室会议管理当中必不可少的一项关键措施,需要会议管理人员能够时刻注意会议方向,保障会议主题,明确会议重点,使会议高质,高效且有序展开。最大化保障会议质量。在会议展开过程当中需要配备专业人员对会议整体流程进行全面跟进,把控会议进度。例如,在会议参与人员讲解项目和课题的过程当中,会议跟进人员需要根据时间以及会议流程安排礼貌提醒会议参与人员控制讲解时间,把控会议流程。使整个会议始终围绕其重点和核心进行展开。
2.明确会议具体目标
有目标,有计划,有方向地展开高校办公室会议才能更好地保障会议质量,避免无效会议耽误工作,耽误时间。而这首先就需要高校再展开办公室会议之前明确会议的具体目标,并始终围绕会议目标展开研讨会议活动。以会议目标为方向以解决问题为核心共同商议方案,为推动高校稳健发展所助力[5]。
3.严格控制参会人数
会议参与人员范围同样也是会议管理当中的主要工作内容,分工的意义在于各部门之间能够切实发挥自身工作职责,众人各司其职,共同从事工作,可以有效地提高会议效率。就如同煮饭做菜一样,不能所有人都去切菜,也不能所有人一拥而上都去煮饭,有时人多反而做不成事。通过控制会议参与范围与参与人数,可以有效地杜绝形式主义。与会议议题无关人员或者关系不大人员不要参加会议,各部门关键核心人员通过参与会议,并将会议精神下发到各个部门之中同样也可以达到有效传递会议精神的效果。
4.会议过程要有议有决
会议的过程要有建议有决策才能更好地保证会议的有效性,避免一言堂等现象的发生。组织会议的意义就在于在会议讨论的过程当中,能够通过发表建议,决定建议,考虑建议来共同商议决策。议而不决是会议的大忌,不仅浪费时间,还浪费精力。在会议当中,要尽可能地避免形式上的无异议,即使在会议当中没有决定出整个会议结果,也需要根据会议流程制定阶段性的会议结论。并考虑到会议结论的可操作性和可行性,只要考虑这一点,才能更好地保障会议结论能够得到有效落实[6]。
5.落实过程化建议评价
过程化建议评价也是必不可少的,对于会议来说本身就是广开言路,各个参与人员皆可发表建议。对于上级领导来说,下级会议参与人员发表的会议建议也许质量并不高,也许并不可行,但仍然代表会议参与人员自身的想法,如果对质量不高的建议给予批评,就会堵塞言路,导致会议最终呈现一言堂的现象。所以,学校办公室会议展开的过程当中,积极落实过程化的建议评价,鼓励会议参与人员广开言路。
总而言之,在现如今的社会发展下,我国高校教育规模有所扩大,内部行政事务也在原有的基础上有所增多,导致各项会议频繁展开,而在这当中,会议管理最有得至关重要的作用,可以直接决定会议质量,通过对会议管理加以高度重视,强化会议管理质量,严格控制会议当中的每一项环节,尤其是会议前的准备工作以及会议后的落实工作,使会议作用能够得到最大限度地发挥,推动高校稳健发展。
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