一、凡以学校名义承办校外会议，必须办理报批手续，由对口业务单位向主管校领导提交书面申请，并获批准，规模较大的还要经校长批准。申请报告要阐述清楚会议费用的筹措情况，是否需要学校补贴以及补贴的数额。未按上述要求申报并获批准的会议，不得以学校的名义承接（办）。
二、凡经校领导批准来校召开的会议，由对口业务单位 （部门）负责承办。承办单位需提前一周将会议计划书面报送院长办公室。内容包括：校领导批准的报告、上级会议通知文件、参加会议人数、会议时间、会议室的使用、交通、代表往返地点和订票要求及需要说明的事项等，以便统筹安排。
三、承办校外会议，承办单位要认真做好会务工作，热情接待，服务周到。需要协调协作的事宜，承办单位可报院长办公室出面协调解决。
四、承办校外会议，必须落实会议经费。承办省教育厅和市政府及其有关部门来校召开的会议，学校接待用餐只安排一次，伙食费标准及要求按学校《公务接待工作规定》执行。承办其他系统来校召开的会议，以“谁开会谁出钱，以会养会”为原则，用餐标准自定，费用自理。承办上述会议，住宿选址及标准自定，费用自理。承办上级部门来校召开的会议用车费用由学校支付。其他会议，其人员的就近接送及就近参观的用车费用也可由学院支付。
五、会议收取的会务费应全部用于会议活动。是否收取会务费、收费标准及如何使用，均由承办单位提出，经主管该会议的校领导审查，主办单位同意，由承办单位收取。收据统一到财务处领取，会议结束后到财务处核销。
六、承办上级有关会议，会议室由承办单位负责布置，由会议室管理人员负责提供茶水服务。其他学会、研究会、协作会等群众团体的会议需用会议室，茶水服务等事项由承办单位负责。
七、本规定解释权归院长办公室。
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